Mindestens einmal im Jahr gibt der Gesetzgeber vor, dass in Unternehmen eine Stichtagsinventur durchgeführt werden muss. Um Ihnen die Inventur mithilfe der Sage 100 zu erleichtern, haben wir eine kurze Anleitung zum Ablauf einer Inventur und die wichtigsten Tipps und Tricks erstellt. 

Die Kernfrage bei der Inventur lautet: Welche Vermögensgegenstände sind im Unternehmen vorhanden und was ist ihr Wert? Wenn Sie Ihre Inventur durchführen, müssen Sie wissen, was Sie erfassen, wie Sie die Inventur organisieren und wie Sie die erfassten Vermögensgegenstände bewerten.

Wir erklären Ihnen in unserem Blogbeitrag wie Sie vorgehen sollten, auf was Sie unbedingt achten müssen und geben Ihnen Best Practice Tipps für einen reibungslosen Ablauf der Stichtagsinventur in der Sage 100.

Bitte beachten Sie unseren Haftungsausschluss am Ende des Artikels.*


Ablauf einer Inventur in der Sage 100

Grundsätzlich besteht die Inventur in der Sage 100 aus vier Schritten:

  1. Inventureröffnung und Zähllisten drucken
  2. Zählen und Inventurerfassung
  3. Inventurauswertungen
  4. Inventurabschluss

Alle notwendigen Masken finden Sie im Hauptmenü der Sage 100 im Bereich „Lager“ unter „Lagerinventur“.

Bei der Inventurmethode „Stichtagsinventur“ handelt es sich um die wichtigste und gebräuchlichste Art der Inventur. Die Stichtagsinventur kommt üblicherweise einmal jährlich zum Geschäftsjahreswechsel zum Einsatz. Um zu dieser zu gelangen, ist es notwendig nach dem Menüpunkt „Lagerinventur“ den Punkt „Stichtagsinventur“ auszuwählen.

Sage 100 Menüleiste Stichtagsinventur

Sage Menüleiste Stichtagsinventur

 

1. Inventureröffnung und Zähllisten drucken

Generell gilt, die Inventur können Sie nur für ganze Lager eröffnen und erfolgt immer pro Lagerort.

Durch das Zusatzmodul „Erweiterte Lagerwirtschaft“ besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Inventur für Lagerplätze zu eröffnen.

Die Zählliste wird beim Erstellen der Inventur automatisch gleich wie das ausgewählte Lager benannt, dies kann nicht manuell verändert werden, außer Sie haben das Zusatzmodul „Erweiterte Lagerwirtschaft“ im Einsatz. Hier ist es möglich freie Bezeichnungen für Ihre Zähllisten zu vergeben. 

 

Wichtiger Hinweis für Anwender des Zusatzmoduls „Erweiterte Lagerwirtschaft“:

Sie haben die Möglichkeit eine Inventurhistorie zu erstellen, hier gilt es zu beachten, dass die Zähllistenbezeichnung maximal einmal pro Geschäftsjahr vergeben werden darf.

Die Vergabe von eindeutigen Bezeichnungen ist von Vorteil, aus denen z.B. der Bezugszeitraum hervorgeht.

 

Maske Stichtagsinventur Eröffnung

Stichtagsinventur Eröffnung

 

Maske Stichtagsinventurzähllisten DruckvorbereitungStichtagsinventurzähllisten Druckvorbereitung

 

2. Zählen und Inventurerfassung

Anhand der ausgedruckten Zählliste können die Artikel nun gezählt werden.

 

Wichtig:

Die Listen dürfen nach dem Abschluss der Inventur nicht entsorgt werden, da diese der Aufbewahrungspflicht unterliegen. 

Zu jedem Artikel muss ein Wert eingegeben werden, sonst kann eine vollständige Inventur nicht gewährleistet werden.

 

Unter Lager - Lagerinventur - Stichtagsinventur - Inventurerfassung können Sie im Anschluss die gezählten Bestände in das Feld „Gezählt“ eintragen.

Maske Stichtagsinventurerfassung-1Stichtagsinventurerfassung

 

Weitere Einstellungen zur Inventurerfassung können Sie unter „Optionen“ vornehmen. 

Mit der Option „Buchbestand bei leerem Istbestand übernehmen“ werden in der Inventurerfassung nur die Artikel mit Differenzen eingetragen, der Rest wird automatisiert anhand des Istbestands gesetzt.  Eine Kontrolle der Werte sollte immer erfolgen.

Maske Kontextmenü Stichtagsinventurerfassung

Kontextmenü Stichtagsinventurerfassung

 

3. Inventurauswertung

Folgende Listen stehen für die Auswertung der Inventur in der Sage zur Verfügung:

  • Inventurerfassungsprotokoll
  • Nachzähllisten
  • Inventurdifferenzen
  • Inventurbewertungen

Um eine realistische Inventurbewertung zu erhalten, haben Sie unter Lager - Lagerinventur - Stichtagsinventur - Bewertungssätze ändern noch die Möglichkeit, den Bewertungssatz auch bei einer laufenden Inventur zu ändern. Wenn hier keine Anpassung erfolgt, werden standardmäßig die Bewertungssätze, welche im Artikelstamm hinterlegt sind, herangezogen.

 

4. Abschluss der Inventur

Der Abschluss der Inventur erfolgt unter Lager - Lagerinventur - Stichtagsinventur - Inventurübernahme

Die Inventurübernahme kann pro Zählliste erfolgen. Sobald alle Artikel der Zählliste erfasst wurden, können die Werte direkt übernommen werden. Nun werden die Bestandsveränderungen durchgeführt und die Inventur für  das Geschäftsjahr wird gespeichert.

Anschließend wird das Inventurübernahmeprotokoll ausgedruckt, dieses dient als Information über die abgeschlossene Inventur.

 

Wichtig:

Sollte es notwendig sein, eine laufende Inventur abzubrechen, ist dies unter Lager - Lagerinventur - Stichtagsinventur - Inventurabbruch möglich. Sämtliche Daten der Erfassung werden dabei gelöscht, es erfolgt keine Lagerbuchung und die Lager werden wieder zur Bearbeitung freigegeben.

 

Maske_Inventurübernahme

Inventurübernahme

 

💡Best Practice Tipps 

 

Datenprüfung vor der Inventur

Prüfen Sie vor der Inventur, ob die Einkaufspreise der Artikel (entweder Mittlerer-, Letzter-, oder Kalkulatorischer-Einkaufspreis) in den Lagerartikeln hinterlegt sind und ob der Lagerbewertungssatz (z.B. 100 %…) eingetragen ist, damit schließen Sie aus, dass der Lagerwert nicht ermittelt werden kann.

 

Lager sperren

Den Sperrstatus empfehlen wir auf „Ab Eröffnung sperren“ zu stellen, da die weiteren Einstellungsmöglichkeiten eine genaue Prüfung der Artikel, welche den Lagern während der Inventur zugeführt und entnommen werden, voraussetzt. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Inventur pro Lager getrennt durchzuführen.

 

Lagerbezogene Inventur

Eröffnen Sie pro Lager eine Inventur und achten Sie darauf, dass die Inventurzählliste endgültig gedruckt ist, in der Folge ist die Erfassung und Zählung übersichtlicher und performanter. 

 

Buchbestände nicht andrucken

Drucken Sie die Buchbestände nicht an, die Gefahr besteht, dass die Bestände dadurch nicht exakt sind.

 

Bestandsdaten übernehmen

Sie haben in der Inventurerfassung die Möglichkeit, z.B. den Buchbestand bei leerem Istbestand zu übernehmen, dies erspart Ihnen viel Arbeit und Zeit, denn Sie müssen anschließend nur noch die Differenzen eintragen.

 

Nachzähllisten erstellen

Um größere Abweichungen (Soll/Ist) nochmals zu prüfen, sollten Sie nach der Inventurerfassung Nachzähllisten erstellen. Durch diese werden Zählfehler erkennbar und können behoben werden.

 

Ausdruck Auswertungen

Drucken Sie unbedingt vor der Inventurübernahme die Auswertung „Inventurbewertung“ und „Inventurdifferenz“. Die Auswertung der Inventurbewertung ist besonders wichtig, um vor der Übernahme zu prüfen, ob alle Daten stimmig sind, z.B. haben alle Artikel einen Einkaufspreis oder ist der Lagerbewertungssatz richtig.  Es bietet sich auch an, direkt einen Vergleich mit den Vorjahreswerten durchzuführen um abzugleichen, ob die Werte tatsächlich realistisch sind.  
Die Inventurdifferenzen lassen sich nach der Übernahme nicht mehr drucken, daher empfiehlt es sich diese in jedem Fall davor auszudrucken.

 

Lagerbezogene Inventurübernahme 

Führen Sie die Inventurübernahme immer pro Lager durch, damit reduzieren Sie das Risiko, dass es zu Abbrüchen kommt, insbesondere bei vielen Lagern und Artikeln, des Weiteren erhöhen Sie dadurch die Performance bei großen Datenmengen. 


Sie benötigen professionelle Unterstützung z.B. bei der Durchführung der Inventur in der Sage 100 oder möchten sich zu anderen Themen  wie Sage 100 Add-ons, Dokumentenmanagement-Lösung, etc. beraten lassen? Dann sprechen Sie uns an! Unsere Experten sind gerne für Sie da.

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