Sage 100 Rechnungswesen: 10 praktische Tipps & Tricks aus der Praxis

Die Sage 100 ist ein sehr flexibel nutzbares ERP System. Meistens gibt es viel mehr Funktionen als man eigentlich in seinem Berufsalltag benötigt. Durch diesen großen Funktionsumfang wird es aber auch oft sehr schwer spezifische Funktionen zu finden und man kann sich auch nicht ewig auf eine eventuell erfolglose Suche begeben.

Wir zeigen Ihnen in diesem Blogartikel, wie Sie mit ein paar einfachen Klicks in den Einstellungen Ihr Rechnungswesen schnell optimieren und Prozesse automatisieren können. Sie werden den ein oder anderen Trick finden, den Sie definitiv nicht auf dem Schirm hatten.

Bitte beachten Sie unseren Haftungsausschluss am Ende des Artikels.*

1. Die Verwendungszweckvorlage im Zahlungsverkehr bearbeiten

Haben Sie sich nicht auch schonmal im Menü des Zahlungsverkehrs gefragt, wie man eigentlich die Verwendungszweckvorlage anpasst? Texte von Mahnungsbelegen oder andere Vorlagen findet man in der Regel im Register Grundlagen, aber dort ist keine Spur von einer Verwendungszweckvorlage zu finden.

Verwendungszweck im Zahlungsverkehr

Die entsprechende Einstellungsmöglichkeit versteckt sich in der „Zahlungen bearbeiten“ Maske. Man muss in dieser Maske das Kontextmenü durch den rechten Pfeil in der oberen Menüleiste aufrufen.

Sage Menüleiste

Hat man das Menü ausgeklappt kann man nach Belieben die Vorlage anpassen, wobei Platzhalter bestimmte Daten automatisch je nach OP füllen.

Verwendungszweckvorlage bearbeiten

2. Bei Girostar Buchungen das Leben des Steuerberaters erleichtern

Wenn Sie Kontoauszüge per Girostar-Schnittstelle in Ihr Sage Rechnungswesen importieren, dann wird die Auszugsnummer des Kontoauszugs zur Belegnummer. Viele Steuerberater können aber genau damit nicht leben, da es Ihre Arbeit deutlich erschwert hier noch den Überblick zu behalten.

Sollten Sie versucht haben die Auszugsnummer immer manuell zu überschreiben oder die Belegnummer in den Buchungstext zu verpacken, dann haben Sie Zeit verschenkt.

Man kann in den Grundlageneinstellungen festlegen, dass immer die OP-Nummer bei einem DATEV Export übergeben wird. Somit hat Ihre Steuerberatung immer die richtige Belegnummer, hiermit sparen Sie sich Zeit und vermeiden unnötige Besprechungen.

Die entsprechende Einstellungsmöglichkeit finden Sie in der oberen Menüleiste unter Datev. Wählen Sie in der neuen Maske dann das Register Buchungsexport aus und wählen Sie bei Belegfeld 1 „OP-Nr., sonst Belegnr. (Rewe)“ aus.

Sage Menüleiste - Einstellungen

Datev Grundlageneinstellungen

3. Einfach schneller Buchen

Manchmal muss man einfach sehr viele Buchungen manuell in der Buchungserfassung eingeben. Das ist nicht sonderlich schwer, aber zeitaufwendig. Und dann immer das Rumklicken mit der Maus …

Dabei brauchen Sie gar nicht so oft zu klicken, wie Sie vielleicht denken. Man kann in der Buchungserfassung einstellen, welche Felder durch das Drücken der Entertaste angesteuert werden sollen und welche eben nicht. Viele Felder sind bereits vorbelegt oder werden vom Programm automatisch ausgefüllt (wie z.B. der Steuercode). Diese Felder muss man nicht ansteuern, da sie nicht angepasst werden müssen.

Um den sogenannten "Feldansprung" zu konfigurieren öffnen Sie das Hamburgermenü in der Buchungserfassung und wählen Sie unter Einstellungen "Feldansprung" aus.

In der neuen Maske können Sie dann ganz einfach anklicken, welches Feld angesprungen werden soll und welches nicht.

Tipp:

Manche Register erscheinen nur bei bestimmten Soll/Haben Konstellationen (z.B. Kostenaufteilung). Um diese Register bearbeiten zu können, müssen Sie eine entsprechende Buchung eingeben.

                                                                        Kontextmenü in der Buchungserfassung

Feldsprung in der Buchungserfassung anpassen

4. Buchungsänderungen nachvollziehbar machen

Jeder kennt die Funktion der Rechnungsübergabe in der Sage Warenwirtschaft. Man kann diese Übergabe auch für einzelne Belege rückgängig machen, falls man Belege abändern muss.

Manchmal läuft dabei aber die Absprache zwischen der Auftragsbearbeitungsabteilung und der Buchhaltung nicht ganz so rund. Belege werden zurückgeholt, obwohl bereits ein Zahlungseingang verbucht wurde. In der Buchhaltung ist dann die Verwunderung groß, was mit den offenen Posten passiert ist.

Das erweiterte Buchungserfassungsprotokoll schafft hierbei Abhilfe. In dieser Auswertung wird die Veränderung an Buchungen genau dokumentiert. Auch das Zurückholen des Beleges wird so erkennbar und man kann genau nachvollziehen was passiert ist.

Das erweiterte Buchungserfassungsprotokoll findet man unter Auswertungen.

Sage Regiezentrum - Erweitertes Buchungserfassungsprotokoll

                                                                                                   Erweitertes Buchungserfassungsprotokoll - Auswahlmenü

Wenn man bei der Buchungsauswahl archivierte Buchungen auswählt, sieht man alle Buchungen, welche verändert wurden. Gelöschte Buchungen sind nochmal anders gekennzeichnet.

Erweitertes Buchungserfassungsprotokoll - Auswertung

5. Änderung von Stammdaten und Einstellungen zurückverfolgen

Durch die Schnelländerung kann man sehr viele Datensätze mit wenigen Klicks verändern. Das ist in manchen Fällen sehr nützlich, wenn man z.B. die Gruppe von sehr vielen Konten ändern möchte oder wenn man Kunden oder Lieferanten Gruppen zuweist. Ein falscher Klick und man hat ausversehen hunderte Datensätze verändert. Wenn man den Fehler aus Versehen nicht bemerkt, kann man sich Wochen später auch gar nicht mehr an den vorherigen Wert des Feldes erinnern – eine Katastrophe.

Doch auch hier gibt es eine nützliche Auswertung, um das Problem anzugehen. Unter Administration findet man das Mutationsprotokoll. Hier werden alle Änderungen an Stammdaten und Grundlageneinstellungen gespeichert und auch der ursprüngliche Wert wird angezeigt.

Regiezentrum - Mutationsprotokoll

Hinweis:

Das Mutationsprotokoll gibt es auch in der Sage Warenwirtschaft.

Mutationsprotokoll

6. OP-Anlage beim Zahlungseingang oder Zahlungsausgang

Es kann durchaus vorkommen, dass eine Zahlung vor der eigentlichen Rechnung eintrifft. Das kann man einerseits über Anzahlungsrechnungen abdecken, aber sollte dieser Fall eher die Ausnahme als die Regel darstellen, ist es andererseits auch möglich einen Zahlungseingang manuell zu buchen und dabei einen offenen Posten anzulegen.

Doch wie soll das funktionieren? Sobald man einen Zahlungseingang oder -ausgang bucht, erscheint automatisch das Register OP-Ausgleich und eben nicht OP-Anlage.

                                                                                                             Offene Posten Ausgleich

Man muss einfach in eine neue Zeile eine OP-Nummer eintragen, welche noch nicht vergeben wurde. Danach öffnet sich automatisch eine Maske zur Neuanlage eines Offenen Postens.

Hier kann man dann auch angeben, ob es sich um eine versteuerte Anzahlung handelt oder nicht.

OP-Details Neuanlage

7. Benutzerdefiniertes Menü erstellen

Das Regiezentrum der Sage 100 kann manchmal recht erschlagend wirken. Man benötigt nicht alle Funktionen und wo war noch gleich die Offene Posten Auskunft versteckt?

Natürlich kann man sich sein eigenes Menü durch Favoriten-Einstellungen zusammenbauen. Das Ganze geht aber noch ein Stückchen besser, indem man das Control-Center nutzt.

Die beiden Aufrufelemente ermöglichen es Funktionen aus dem Regiezentrum in das Control-Center einzubinden. Bei der Funktion mit Internet kann man auch Links zu Webseiten einbauen (z.B. zum Online-Banking Portal seiner Bank).

                                                                                                                                            Control Center Konfiguration

Nachdem man das Element hinzugefügt hat, kann man dieses konfigurieren. Im Register Aufrufe kann man unter Funktionen die Menüeinträge von Sage auswählen und Internet Links hinzufügen.

Unter Konfiguration werden diese Links dann bearbeitet.

                                                    Control Center - Konfiguration Aufrufelemente

Auf diese Weise kann man sich sein eigenes Menü zusammenstellen. Ein Beispiel hierfür wäre eine prozessseitige Darstellung. Man gruppiert alle Funktionen, welche man für eine bestimmte Tätigkeit braucht in ein eigenes Menü. Die einzelnen Einträge haben zusätzlich noch Symbole, um zu zeigen, ob es sich dabei um eine druckbare Auswertung oder eine Maske handelt, in der man Daten bearbeiten kann.

             Control Center Menü

8. Verwaltung der SEPA Versionen

Sie können nach einem Update plötzlich den Zahlungsverkehr nicht mehr richtig nutzen. Die Lastschrift Datei für Ihr Online-Banking kann nicht erzeugt werden?

Dann wurde sehr wahrscheinlich eine neue SEPA Version veröffentlicht. In den Stammdaten Ihrer Hausbanken können Sie die SEPA Version einsehen. Klicken Sie dazu in das Register Zahlungsverkehr und dann in das Feld SEPA Version. Hier muss immer die neuste Version ausgewählt werden.

             Stammdaten Hausbanken - Sepa Version

9. Mahnungen oder andere Belege automatisch per E-Mail versenden

Vorlieben sind auch im beruflichen Leben recht unterschiedlich. Der eine Kunde wünscht alle seine Belege in Papierform, der andere möchte alle Belege per E-Mail. Es kann auch noch schlimmer werden, wenn ein Kunde Mahnungen per E-Mail erhalten möchte und andere Belege nicht.

In Sage kann man dieses Chaos an Anforderungen leicht bewältigen. Dazu muss man in den Kundenstammdaten einem Ansprechpartner den entsprechenden Beleg zuordnen.

Hierzu wechselt man in das Register Ansprechpartner und klickt dann auf Belegzuordnung, nachdem man einen Ansprechpartner ausgewählt hat.

                                                                  Kunden- / Lieferantenstammdaten - Belegzuordnung

Wenn ein Kunde nun einen Beleg per E-Mail erhalten möchte, muss man im Feld „Original per E-Mail“ JA auswählen. Man kann so sogar die verschiedenen Mahnstufen anders behandeln. So könnte man Mahnstufe 1 und 2 noch per E-Mail senden und Mahnstufe 3 dann per Post, um der Situation mehr Förmlichkeit zu verleihen.

                                                                                            Einstellung  E-Mail-Versand von Belegen

10. Funktionen der Inkassoart

Manche Kunden sind für ein Unternehmen besonders wichtig, da Sie einen Großteil des Umsatzes ausmachen. Gerade solche Kunden möchte man unter Umständen in manchen Punkten besser behandeln. In den Stammdaten kann man bei Kunden die Teilnahme am Mahnwesen oder am Zahlungsverkehr einschränken.

Diese Optionen sind aber auch über die Inkassoarten möglich. Eine Inkassoart wird immer bei einer oder mehreren Zahlungskonditionen hinterlegt.

Man findet die Einstellungsmöglichkeiten unter Grundlagen in dem Register Zahlungskonditionen.

                                                                                                                                                                  Sage Regiezentrum - Zahlungskonditionen

In dieser Maske kann man dann entsprechend die Teilnahme freigeben oder eben nicht.

Einstellungen Inkassoarten

Fazit

Mit unseren praktischen 10 Tipps und Tricks optimieren Sie schnell und einfach Funktionen Ihrer Sage 100 für Ihr Rechnungswesen. Mit ein paar Einstellungen verbessern Sie Prozesse in Ihrem alltäglichen Arbeitsablauf. Sie profitieren durch geringere Bearbeitungszeiten dank Automatisierungen. Erleichtern Sie sich Analysen durch aussagekräftige Auswertungen, welche oftmals nicht leicht zu finden sind. Unsere Bildbeispiele aus der Praxis geben eine einfache Anleitung, wie Sie für Ihr Rechnungswesen die Einstellungen in Ihrer Sage 100 schnell selbst anpassen können.

Sie benötigen professionelle Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Sage 100 und möchten sich beraten lassen? Dann sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne und entwickeln gemeinsam mit Ihnen die optimale Lösung für Ihre Anforderungen! Jetzt Termin vereinbaren!