Microsoft 365 Datensicherung:
Warum Sie unbedingt daran denken müssen!
Viele Unternehmen entscheiden sich für Microsoft 365 (ehemals Office 365), um das „Komplettpaket“ zu erhalten – eine Suite mit den unterschiedlichen Funktionen, von E-Mails über Textverarbeitung bis zur Videochat-Funktion. Jedoch unterschätzen Anwender, Administratoren und auch Verantwortliche oft die Risiken einer fehlenden Datensicherung in Cloud-Lösungen.
Standardmäßig ist in Microsoft 365 keine Datensicherung enthalten. Microsoft bietet zwar eine gewisse Verfügbarkeit für seine Cloud-Dienste, aber sichert keine Daten! So entsteht für Unternehmen das Risiko eines Datenverlustes, beispielsweise durch das versehentliche Löschen von Dateien durch Anwender oder dem Ausfall eines Rechenzentrums.
Daher ist es wichtig, dass Unternehmen die Verantwortung erkennen, dass sie selbst dafür sorgen müssen, jederzeit auf ihre Exchange Online-, SharePoint Online-, OneDrive for Business- und Microsoft Teams-Daten zugreifen zu können und damit die Kontrolle über diese behalten.
In unserem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, warum Sie unbedingt an eine Datensicherung in Microsoft 365 denken sollten und verschaffen Ihnen gleichzeitig einen Überblick über die Gefahren, wenn Sie keine Datensicherung vornehmen.
Irrglaube
Microsoft wird häufig Verantwortung zugeschrieben, welche in Wirklichkeit in der des Nutzers liegt. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Sicherung und langfristige Aufbewahrung von Microsoft 365-Daten. Hier klafft nämlich eine enorme Lücke zwischen der von Microsoft gewährleisteten Sicherung sowie Wiederherstellbarkeit und dem, was dies dem User effektiv bringt.
Mit anderen Worten: Unternehmen sollten trotz den vorhandenen Standardfunktionen in Microsoft 365 eine gründliche Prüfung vornehmen, ob tatsächlich das gewünschte Maß an Kontrolle über die eigenen Daten vorliegt und wie umfangreich der Zugriff auf die eigenen Daten wirklich ist.
Microsoft 365 ist georedundant organisiert, dies wird häufig mit einer Datensicherung verwechselt. Jedoch beschreibt eine Datensicherung das Kopieren vorhandener Daten, wobei diese Kopie an einem anderen als dem ursprünglichen Speicherort dieser Daten hinterlegt wird. Allerdings muss der direkte Zugriff auf und die Kontrolle über solche Datensicherungen gegeben sein – nur dann können verlorene Daten schnell wiederhergestellt werden, beispielsweise nach einem Hackerangriff.
Georedundanz schützt dagegen vor Standort- oder Hardwareausfällen. Nicht verfügbare Infrastrukturen werden von anderen Standorten vertreten, sodass Nutzer produktiv bleiben können – oft ohne überhaupt etwas von Verfügbarkeits-Problemen zu bemerken.
Obwohl die von Microsoft 365 gewährleistete Anwendungsverfügbarkeit und Betriebszeit ununterbrochene Produktivität ermöglicht, gibt es noch andere Bedrohungen als Hardwareausfälle. Deshalb sollten Sie über eine Datensicherung nachdenken. Wahrscheinlich gehen Sie oder Ihre Vorgesetzten davon aus, dass der Papierkorb schon ausreichen wird. Hier liegen Sie aber, wie viele andere übrigens auch, falsch. Durchschnittlich dauert es von der Daten-Manipulation bis zu deren Entdeckung 140 Tage. Das ist viel zu lange. Mit großer Sicherheit werden Sie erst dann bemerken, dass etwas fehlt, wenn der Papierkorb längst geleert ist.
Gesetzliche Vorschriften beachten
Das Vornehmen einer Sicherung von Daten, welche in der Cloud gespeichert werden, obliegt dem Abonnenten. Der Dateneigentümer muss seine Daten sicher speichern und für eine Datensicherung sorgen, denn nur die Kopie von Daten an einem anderen, sicheren Ort stellt eine zuverlässige Datensicherung dar. Häufig wird davon ausgegangen, dass der Papierkorb in der gleichen Cloud-Lösung ausreicht, dies ist jedoch nicht der Fall. Außerdem ist es auch so, dass der Papierkorb nicht in allen Lösungen von Microsoft 365 zur Verfügung steht.
Unternehmen sind durch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dazu verpflichtet, Daten mehrere Jahre aufzubewahren und zu archivieren. Dies betrifft alle relevanten Dokumente und Daten. Daher müssen Unternehmen, bei entsprechender Einbindung von Microsoft 365 in die Geschäftskorrespondenz, selbst für die entsprechende zuverlässige Datensicherung sorgen.
Datenunversehrtheit nicht garantiert
Microsoft garantiert nur die Zuverlässigkeit seiner Dienste und kann Anwender kurzzeitig vor Datenverlust schützen, indem der Papierkorb zum Einsatz kommt. Sollten die Daten aber im Papierkorb nicht mehr vorhanden sein, dann lassen sich keinerlei Daten mehr wiederherstellen. Ist es dann zum Datenverlust gekommen und sind erfolglose Anfragen bei den Support-Mitarbeitern von Microsoft bereits erfolgt, erkennen Unternehmen spätestens, dass sie sich um eine Datensicherung in der Cloud kümmern müssen.
Zwar bieten Dienste wie Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business einen Papierkorb, aus dem sich noch einige Tage lang Daten wieder zurückholen lassen, allerdings ist dies nicht mit einer Datensicherung zu vergleichen. Natürlich haben auch Exchange Server und SharePoint Server einen Papierkorb, aber das sollte nicht dazu führen, dass der Verantwortliche eines Unternehmens auf die Idee kommt, dass dadurch keine Sicherung notwendig wäre.
Vorsätzliches Löschen und Hackerangriffe
Hackerattacken, Malewarebefall und externe Einflüsse, wie dem Einfangen von Ransomware führen schnell dazu, dass große Datenmengen in den verschiedenen Diensten verloren gehen. Natürlich lassen sich aus den Papierkörben von Exchange Online und SharePoint Online sowie in OneDrive for Business einige Daten wiederherstellen, aber längst nicht alle. Dies ist nur möglich, wenn eine Datensicherung durchgeführt wurde. Die Datensicherung stellt sicher, dass genau diese Datenmengen gesichert werden, die bei einer Wiederherstellung notwendig sind. Auch der Zeitpunkt der Datensicherung lässt sich nur selbst steuern, wenn auch eine eigene Datensicherung konfiguriert wurde.
Eine große Gefahr, mit der sich Unternehmen ebenfalls auseinandersetzen müssen, stellt das vorsätzliche Löschen von Daten durch ausscheidende oder unzufriedene Mitarbeiter dar. Zu diesen Gefahren gehört auch das versuchte Löschen von Beweisen. Auch dies lässt sich nur durch eine Datensicherung verhindern. Sollte keine Sicherung vorliegen, können Unternehmen im Ernstfall in eine echte Notlage geraten. Insbesondere im Homeoffice ist das vorsätzliche Löschen von Daten ein Risiko, da hier Unternehmen nicht steuern können, wer auf die Rechner der Anwender zugreift.
Fazit: Nur eine eigene Datensicherung schützt vor Datenverlust!
Nur mit einer optimal geplanten Datensicherung ist es möglich, dass gelöschte, unerwünscht veränderte Dokumente, defekte Dateien oder schlichtweg auf anderen Wegen verschwundene Informationen wiederherstellbar sind, ohne Anwender bei ihrer Arbeit zu beeinträchtigen.
Ohne Datensicherung ist das Wiederherstellen von E-Mails, Kalendereinträgen und anderen Daten in Exchange Online kaum möglich. Ohnehin ist das Wiederherstellen aus den Papierkörben und Standardbordmitteln nur sehr begrenzt. Jeder Verantwortliche in einem Unternehmen sollte für seinen eigenen Bereich prüfen, welche Auswirkungen ein Verlust von Kontaktdaten, Geschäftskorrespondenzen und Terminen für seine Abteilung hat und warum eine Sicherung notwendig ist.
Sicher ist, dass OneDrive for Business und auch SharePoint Online intern keinerlei Datensicherung vornehmen. Der Papierkorb ist an dieser Stelle mehr als rudimentär und ersetzt nicht mal im Ansatz eine Datensicherung. Nur eine Datensicherung hilft, um Versionskonflikte zu vermeiden oder auch hier das versehentliche Löschen. Denn löschen Anwender lokal Daten, kann es durch die Synchronisierung von SharePoint-Bibliotheken und Ordnern in OneDrive for Business schnell passieren, dass die Daten auch in der Cloud verloren sind. Durch die Synchronisierung ist es wiederum wahrscheinlich, dass auch auf anderen Clients die Daten durch die Synchronisierung verloren gehen.
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