Managed Services: Darum ist das IT-Modell so spannend

Die stetig steigenden Anforderungen an die unternehmenseigene IT-Abteilung stellt immer mehr Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Themen wie Cybersecurity, Cloud-Services, und viele mehr müssen zusätzlich zum Tagesgeschäft bewältigt werden. Dazu kommt, dass sich die Experten und Expertinnen ständig weiterbilden müssen, um immer auf dem aktuellen Stand zu sein. 

Diese Entwicklung sorgt dafür, dass geeignete Mitarbeiter immer schwerer zu finden sind. 

Managed Services für die IT kann hier eine geeignete Lösung sein.

Erfahren Sie, was genau Managed-IT-Services sind, welche Vor- und Nachteile existieren und was Sie bei der Auswahl eines Anbieters beachten sollten.

Was sind Managed Services?

Bei einem Managed Service, auch Managed IT Service genannt, handelt es sich um eine wiederkehrende IT-Dienstleistung. Diese Dienstleistung wird durch ein externes IT-Unternehmen, dem sogenannten Managed Service Provider (MSP), erbracht. Die Leistung wird meist Remote geleistet und ist wiederkehrend, d. h. im Normalfall erfolgt diese monatlich. Im Service-Level-Agreement (SLA) wird der genau Umfang des zu erbringenden Service festgehalten. Die hier definierten Anforderungen sind zugleich eine Möglichkeit, die Leistung des Anbieters zu messen. 

Managed Services umfassen eine Vielzahl von IT-Leistungen, Beispiele dafür sind Cloud-, Backup- oder IT-Security-Services. Der Vorteil hierbei, im Gegensatz zum Outsourcing ist, dass das Unternehmen die volle Kontrolle über die eigene IT behält. 

Seit wann gibt es Managed Sevices?

In den 1990er-Jahren liegen die Anfänge des Dienstleistungs- und Betreibermodells. Damals begannen große und namhafte Unternehmen wie IBM damit, Dienstleistungen per Fernzugriff (remote) anzubieten. 

Der Autor Karl W. Palachuk prägte mit seinem 2006 erschienenen Buch „Service Agreements for SMB Consultants: A Quick-Start Guide to Managed Services“ den heute gängigen Begriff der Managed Services. Seit etwa 10 Jahren gibt es auch spezialisierte Provider in Deutschland.

Heute werden Managed Services nicht länger nur durch Großkonzerne angeboten. Viele Anbieter haben sich auf die Bereitstellung von IT-Dienstleistungen für kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert, weil gerade diese ihre IT-Ressourcen effizient einsetzen müssen.

Was beinhaltet Managed Service?

„Managed Service“ steht nicht für eine explizite Dienstleistung, vielmehr handelt es sich um einen Oberbegriff, für ein stetig wachsendes Feld an IT-Leistungen. Dazu zählen unter anderem:

• Storage-Services – beinhaltet die Bereitstellung, Konfiguration und Wartung von Speicherplatz für Ihr Unternehmen.
• Security-Services: Der MSP übernimmt normalerweise spezielle Aufgaben im Bereich IT-Security, wie beispielsweise die Systemhärtung oder das Vulnerability-Management.
• Cloud-Computing – durch die Verlagerung Ihrer IT in die Cloud können Ihre User von überall und mit unterschiedlichen Endgeräten auf ihre Daten zugreifen.
• Backups: Backups werden remote durch den Provider gemanagt.
• Monitoring: Die IT-Infrastruktur wird genauestens und 24 Stunden am Tag überwacht, dadurch werden beispielsweise Ausfälle schnellstmöglich erkannt. 
• Update- und Patch-Management – Die Software wird vom Anbieter fortwährend auf dem neuesten Stand gehalten.
• Cloud-Services: Das Aufsetzen, die Betreuung sowie die Weiterentwicklung von Cloud-Lösungen ist eine viel gefragte MSP-Dienstleistung und trägt Sorge dafür, dass mehrere berechtigte Endgeräte problemlos auf die internen Daten zugreifen können.
• Helpdesk-Services – Bei Fragen und technischen Problemen können sich die User an den Support des Providers wenden.
• Disaster Recovery: Kommt es zu Störungen in der IT-Infrastruktur, sorgen externe Experten und Expertinnen für eine schnelle Rückkehr zum Normalbetrieb.
• Applikationen: Die zentrale Verwaltung von Anwendungen, zum Beispiel im Bereich der Server, kann ein Managed Service sein.
• Weitere Services: Auch Konzepte wie Hochverfügbarkeit oder Datenschutz werden inzwischen immer häufiger als Managed Services angeboten.

Was ist der Unterschied zwischen

Outsourcing und Managed Service?

Outsourcing bedeutet die komplette Auslagerung einer Abteilung oder eines Fachgebiets an einen externen Dienstleister. Dadurch sparen Unternehmen Stellen ein und die interne Infrastruktur wird um externe Dienstleister ergänzt. 

Managed Service stellt eine Ergänzung dar, mit der die hoch belastete IT-Abteilung entlastet wird. Die Infrastruktur bleibt bestehen und nur spezielle Aufgaben werden ausgelagert. Dadurch haben die Mitarbeiter der IT-Abteilung die Möglichkeit, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Zusätzlich besteht ein enger Austausch mit dem MSP, um diesen anhand des Service Levent Agreement zu überwachen. 

Wie werden Managed Services abgerechnet?

Da es sich bei einem Managed Service um eine wiederkehrende Leistung handelt, wird diese in der Regel monatlich bezahlt. Häufig werden Pauschalen vereinbart, eher selten erfolgt die Abrechnung nach Aufwand, da diese Variante die genaue Fakturierung für den Dienstleister kompliziert macht.

Die SLA stellt die Basis für die Abrechnung dar. Wichtige Kennzahlen werden darin festgehalten, die eingehalten werden müssen. Dazu gehört beispielsweise die garantierte Stabilität eines Netzwerkes.

Sind Managed Services für Unternehmen sinnvoll?

Dank der ergebnisorientierten Servicebausteine können Unternehmen gezielt moderne IT-Dienste einsetzen, ohne Mitarbeiter und Budget zu strapazieren. Der Fokus bleibt auf dem Kerngeschäft. Notwendiges Fachwissen oder technische Lösungen, müssen nicht im Unternehmen parallel zum Tagesgeschäft aufgebaut bzw. ausgebaut werden, das spart Zeit, Geld und Ressourcen.

Wann sollten Unternehmen einen Managed Service Provider einsetzen?

Die Frage sollte eher lauten, Outsourcing oder Insourcing? Denn Ihre IT-Abteilung kann theoretisch viele Dienstleistungen selbst bewältigen. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass dieses Vorhaben eher unrealistisch ist. 

Über einen MSP sollten Sie daher nachdenken, wenn Sie die nachfolgenden Anzeichen in Ihrem Unternehmen erkennen:

• Die Ausfälle in Ihren IT-Systemen häufen sich.
• Die Ursachen- und Problembeseitigung entpuppt sich als sehr kompliziert und zeitaufwändig.
• IT-Projekte verzögern sich oder können gar nicht durchgeführt werden.
• Wichtige IT-Aufgaben bleiben über lange Zeit unbearbeitet.
• Ihre IT-Abteilung ist notorisch überlastet.
• Ihre IT-Experten und -Expertinnen besitzen nicht das notwendige Fachwissen für bestimmte Tätigkeiten.
• Sie finden nicht genügend neue Mitarbeiter mit IT- und Digitalexpertise.
• Die internen und externen Beschwerden häufen sich.
• Das Geschäftsmodell Ihres Unternehmens ist in Gefahr.

Fazit: Warum Managed Service das Zukunftsmodell speziell für KMUs ist

Das Modell an sich, Dienstleistungen fortwährend und über Fernzugriff anzubieten, ist zwar nicht neu, aber noch immer extrem beliebt. Und auch in Zukunft wird dieses Modell stetig an Beliebtheit gewinnen. Das liegt insbesondere daran, dass die Komplexität der IT-Herausforderungen rasant zunimmt dank der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung. Parallel dazu wachsen auch die Risiken und Gefahren, zum Beispiel für Cyberattacken.

Vorwiegend kleine und mittelständische Unternehmen können es sich nicht leisten, eigene Ressourcen aufzubauen, um die dringend benötigten IT-Tätigkeiten alleine zu meistern. Externe Unterstützung wird benötigt und dafür bietet sich ein Managed Service Provider an.