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Effizientes Onboarding und Offboarding mit der Sage HR Suite
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In der heutigen Arbeitswelt spielen Onboarding- und Offboarding-Prozesse eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Unternehmen. Der erste Eindruck, den ein neuer Mitarbeiter von einem Unternehmen gewinnt, wird maßgeblich durch das Onboarding geprägt, während das Offboarding für einen reibungslosen Übergang und das Hinterlassen eines positiven Eindrucks sorgt. Doch warum sind diese beiden Prozesse so wichtig, und welche Rolle spielen strukturierte Abläufe?

Onboarding: Mehr als nur der Eintritt ins Unternehmen

Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess geht weit über die Bereitstellung von Informationen am ersten Arbeitstag hinaus. Er legt den Grundstein für die Motivation, Produktivität und Bindung eines neuen Mitarbeiters an das Unternehmen. Studien zeigen, dass ein durchdachtes Onboarding die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass neue Mitarbeiter länger im Unternehmen bleiben und schneller produktiv werden. Hier einige wichtige Aspekte, die beim Onboarding berücksichtigt werden sollten:

  • Klarheit und Struktur: Neue Mitarbeitende sollen sich von Anfang an gut informiert und aufgehoben fühlen. Klare Anweisungen, ein strukturierter Ablauf und Transparenz bei den nächsten Schritten schaffen Vertrauen und Orientierung.
  • Integration ins Team: Der soziale Aspekt des Onboardings darf nicht unterschätzt werden. Die Einführung in das Team und die Unternehmenskultur sind entscheidend, damit sich neue Mitarbeitende schnell einleben und Teil des Teams werden.
  • Schnelle Produktivität: Ein effizientes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter schneller ihre Aufgaben verstehen und umsetzen können. So wird das Unternehmen schneller entlastet und die Mitarbeitenden erleben früh eigene Erfolgserlebnisse.

Offboarding: Ein sauberer Abschluss

Das Offboarding spielt ebenso eine wesentliche Rolle für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens, auch wenn dieser Prozess oft vernachlässigt wird. Der Abschied eines Mitarbeiters – sei es durch Kündigung, Ruhestand oder einen internen Wechsel – sollte stets strukturiert und professionell ablaufen. Hiervon profitiert nicht nur der austretende Mitarbeiter:

  • Wissensweitergabe: Mitarbeitende tragen wertvolles Wissen über ihre Aufgaben und das Unternehmen in sich. Ein strukturiertes Offboarding stellt sicher, dass dieses Wissen weitergegeben und dokumentiert wird, bevor der Mitarbeitende das Unternehmen verlässt.
  • Reputation und Netzwerk: Ehemalige Mitarbeitende können zu Markenbotschaftern oder wertvollen Netzwerkpartnern werden. Ein professionelles und respektvolles Offboarding hinterlässt einen positiven Eindruck und kann künftige Zusammenarbeit oder Empfehlungen fördern.
  • Rechtliche Sicherheit: Ein sauberer Offboarding-Prozess stellt sicher, dass alle arbeitsrechtlichen Aspekte korrekt abgewickelt werden, wie beispielsweise das Rückführen von Firmeneigentum oder die Übergabe von Zugriffsrechten.

Die Herausforderung: viele Aufgaben, viele Akteure, viel Fehlerpotenzial

Sowohl Onboarding als auch Offboarding erfordern eine Vielzahl von Schritten, die oft verschiedene Abteilungen und Mitarbeitende involvieren. Ohne klare Strukturen und Abläufe kann es leicht zu Verzögerungen, Missverständnissen oder sogar Fehlern kommen. Dies führt zu einem schlechten Erlebnis für die betroffenen Mitarbeitenden und bindet unnötige Ressourcen in der Personalabteilung.

Ein strukturierter Prozess hingegen sorgt nicht nur für einen reibungslosen Ablauf, sondern auch für Zufriedenheit bei allen Beteiligten. Er reduziert den Aufwand und stellt sicher, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen werden.

Die Lösung: Softwaregestützte Prozesse für mehr Effizienz und Übersicht

Die Lösung für die Herausforderungen im Onboarding und Offboarding liegt in der Automatisierung und zentralen Steuerung dieser Prozesse mithilfe einer passenden Softwarelösung. In der Sage HR Suite werden Ein- und Austrittsprozesse über das Mitarbeiterportal einfach integriert – ohne ein zusätzliches Tool! Das bietet entscheidende Vorteile für das Unternehmen und die Personalabteilung:

  • Automatisierung von Aufgaben: Wiederkehrende Aufgaben, wie das Erstellen von Verträgen, die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien oder die Deaktivierung von Zugängen, können durch Software automatisch angestoßen werden. So werden Fehler minimiert und der Prozess beschleunigt.
  • Transparenz und Übersicht: Die zentrale Plattform ermöglicht es der Personalabteilung, jederzeit den aktuellen Stand eines Onboarding- oder Offboarding-Prozesses einzusehen. Wichtige Fristen und Meilensteine können so stets überwacht werden.
  • Zentrale Aufgabenverwaltung: Alle involvierten Mitarbeitenden, von der IT bis hin zum direkten Vorgesetzten, erhalten ihre zugewiesenen Aufgaben über das Mitarbeiterportal inkl. E-Mail Benachrichtigung. Dies stellt sicher, dass nichts vergessen wird und alle Aufgaben an einem Ort gebündelt sind.
  • Entlastung der Personalabteilung: Dank der automatisierten Prozessinitiierung und der klaren Zuweisung von Aufgaben an die jeweiligen Verantwortlichen wird die Personalabteilung deutlich entlastet.
  • Zufriedenheit aller Beteiligten: Ein strukturierter, transparenter und effizienter Prozess sorgt dafür, dass sowohl neue als auch ausscheidende Mitarbeitende den jeweiligen Prozess positiv erleben. Dies stärkt die Arbeitgebermarke und fördert langfristig die Bindung an das Unternehmen.

Fazit

Strukturierte Onboarding- und Offboarding-Prozesse sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Sie fördern die Integration neuer Mitarbeitender, sichern wertvolles Wissen und schaffen ein professionelles und positives Arbeitsklima. Durch den Einsatz der Sage HR Suite können diese Prozesse effizient gesteuert und automatisiert werden. So behält die Personalabteilung jederzeit den Überblick und wird entlastet, während alle Beteiligten ihre Aufgaben zentral verwalten und erfolgreich abschließen können.

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