E-Rechnungspflicht 2025: 

Während der Vorbereitung und Durchführung unseres kostenfreien Webinars: Die E-Rechnungspflicht naht! haben wir zahlreiche, wertvolle Fragen und Anregungen gesammelt. Um diese auch nachträglich zu beantworten, haben wir eine Übersicht der häufigsten Fragen und Antworten erstellt. Dieser Blogartikel soll Ihnen helfen, die E-Rechnung und die anstehenden gesetzlichen Änderungen besser zu verstehen.

A) Allgemein

1. Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung übermittelt Rechnungsinformationen elektronisch und ermöglicht deren automatisierten Empfang und Weiterverarbeitung. Dies gewährleistet eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung bis zur Zahlung. Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder Bilddateien wie PDFs stellt eine E-Rechnung die Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar, der eine medienbruchfreie Verarbeitung sicherstellt.

2. Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Die E-Rechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

• Schnellere Rechnungsbearbeitung und -versendung.
• Verbesserte Liquidität durch schnellere Zahlungen.
• Geringere Kosten durch Einsparung von Papier, Druck und Versand.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand durch Automatisierung.
• Verbesserte Datenqualität und -genauigkeit.
• Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
• Vereinfachter internationaler Handel.
• Umweltfreundlichkeit durch Einsparung von Papier und CO2-Emissionen.
• Höhere Rechtssicherheit und Compliance.

3. Welches E-Rechnungsformat ist der Standard: ZUGFeRD oder XRechnung?

Zukünftig können verschiedene E-Rechnungsformate für den strukturierten Austausch von Rechnungen und Daten zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden. Die wichtigsten Formate für elektronische Rechnungen sind: XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, EDI (Electronic Data Interchange) bzw. alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen und in den zugelassenen Syntaxen CII (Cross Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) erstellt wurden, sind erlaubt. Es gibt nicht „das“ Standardformat. Welches Format verwendet wird, hängt von der jeweiligen Vereinbarung der Geschäftspartner ab. Generell sollte man sich im Unternehmen für ein Format entscheiden und dieses dann verwenden.

4. Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD/Factur-X kombiniert einen maschinenlesbaren XML-Datensatz mit einer PDF/A-3 Datei. Diese hybride E-Rechnung kann sowohl von Menschen gelesen als auch ohne jegliche Medienbrüche elektronisch verarbeitet werden. ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen internationaler Standardisierung und ist somit hervorragend für den europäischen und internationalen Rechnungsverkehr geeignet.

XRechnung ist der Standard für den Versand von E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Deutschland nach der europäischen Norm EN 16931. XRechnungen bestehen aus strukturierten XML-Datensätzen, die nur maschinell verarbeitet werden können, wodurch der Prozess schneller und effizienter wird.

5. Ist eine PDF-Datei eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. Eine PDF-Datei oder eingescannte Papierrechnung erfüllt diese Anforderungen nicht. Rechnungen, die via Computer-Fax oder als PDF versendet werden, gelten als „sonstige Rechnungen“ und nicht als elektronische Rechnung. Ab dem 01.01.2025 müssen Kunden E-Rechnungen akzeptieren, ein Widerspruch ist dann nicht mehr möglich. Die Zahlung einer Rechnung in einem anderen Format (z.B. Papier oder PDF) kann aber als stillschweigende Zustimmung gewertet werden.

6. Was muss bei der Rechnungsstellung an Privatpersonen beachtet werden?

Rechnungen an Privatpersonen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen und können weiterhin wie gewohnt per E-Mail oder in Papierform versendet werden.

7. Sind steuerbefreite Rechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgeschlossen?

Nein, steuerbefreite Rechnungen müssen ebenfalls in elektronischer Form eingereicht werden und sind nicht pauschal von der E-Rechnungspflicht ausgeschlossen.

8. Welche Aufbewahrungspflicht gilt für E-Rechnungen?

Für E-Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungs-pflichten wie für Papierrechnungen: 10 Jahre. Das Gleiche gilt für alle anderen relevanten Informationen, die nicht auf der E-Rechnung selbst, sondern in einem zusätzlichen Dokument, z.B. einer E-Mail, enthalten sind. E-Rechnungen müssen im ursprünglichen Format archiviert werden. Bei einer Konvertierung in ein anderes Format müssen beide Versionen aufbewahrt werden. Die Speicherung muss revisionssicher erfolgen, d.h. die Dokumente müssen jederzeit lesbar sein und dürfen nicht veränderbar sein.

9. Müssen elektronische Rechnungen signiert werden?

Nein, digital erstellte Rechnungen benötigen keine digitale Signatur.

10. Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnung?

Ja, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin als "sonstige Rechnungen" übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise.

11. Was ist eine Dupplettenprüfung und warum ist sie wichtig?

Eine Dupplettenprüfung ist ein automatisierter Prozess, der sicherstellt, dass eine Rechnung nur einmal in ein System eingegeben und verbucht wird. Dies ist wichtig, um Fehler bei der Buchhaltung zu vermeiden und die Integrität der Finanzdaten zu gewährleisten. Im Kontext der E-Rechnung wird eine Dupplettenprüfung immer wichtiger, da die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen die Gefahr birgt, dass doppelte Rechnungen unbemerkt bleiben.

12. Was sind Workarounds im Kontext der E-Rechnung?

Workarounds sind Übergangslösungen oder alternative Vorgehensweisen, die eingesetzt werden können, bis eine vollständige Implementierung der E-Rechnung möglich ist. Im Kontext der E-Rechnung können Workarounds beispielsweise sein:

• Nutzung eines E-Rechnungs-Viewers: Ein E-Rechnungs-Viewer ermöglicht es, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen zu öffnen und anzuzeigen, auch wenn die Software noch keine Importfunktion für diese Formate unterstützt. Die Daten aus dem Viewer können dann manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen werden.
• Vereinbarung mit dem Rechnungssteller: Man kann mit dem Rechnungssteller vereinbaren, dass er bis auf Weiteres Rechnungen noch in Papierform oder als PDF-Datei sendet. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die eigene Software die Verarbeitung von E-Rechnungen noch nicht unterstützt.
• Schrittweise Implementierung: Anstatt die E-Rechnung für alle Geschäftspartner gleichzeitig einzuführen, kann man die Implementierung schrittweise vornehmen. So kann man z.B. zunächst mit den wichtigsten Lieferanten auf E-Rechnung umstellen und dann nach und nach weitere Lieferanten hinzufügen.

13. Wie komme ich an das Tool "Vorschau E-Rechnung"?

Der E-Rechnungs-Viewer ist ein kostenloses Tool von Sage, das Sie von der Sage-Website herunterladen können. Der Viewer ermöglicht es Ihnen, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen anzuzeigen und zu drucken, auch wenn Ihre Buchhaltungssoftware diese Formate noch nicht unterstützt.

B) ERP (Enterprise Resource Planning)

1. Wie kann ich in der Sage 100 E-Rechnungen erstellen

Die Erstellung von E-Rechnungen ist in der Sage 100 ab Version 8.1 möglich. Im Kundenstamm können Sie unter dem Register "Grundlagen" das bevorzugte E-Rechnungsformat des Kunden hinterlegen.

Um eine E-Rechnung zu erstellen, müssen Sie die entsprechenden Einstellungen in der Sage 100 vornehmen. Dazu gehören die Auswahl des Formats (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) und die Hinterlegung der Bankverbindungsdaten.

2. Wie kann ich in der Sage 100 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten?

Ab Herbst 2024 wird die Sage 100 ein Update erhalten, das den Import und die Verarbeitung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat ermöglicht. In der Version 9.08 von der Sage 100, die voraussichtlich im November 2024 verfügbar sein wird, wird es möglich sein, E-Rechnungen zu importieren. Es wird sowohl eine Importfunktion für die Warenwirtschaft als auch für das Rechnungswesen geben. Das System wird dabei die Buchungen und Rechnungseingänge vorschlagen und der Benutzer muss diese dann nur noch bestätigen. Für XRechnungen wird es außerdem eine optische Darstellung geben, damit die Daten für den Benutzer besser lesbar sind. Bis dahin können Sie den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer von Sage verwenden, um die Rechnungen anzuzeigen und manuell zu verarbeiten.

3. Was ist der Zeitplan für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht in der Sage 100?

• Herbst 2024: E-Rechnung einlesen und verarbeiten von Eingangsrechnungen zu Bedingungsrechnungen in der Warenwirtschaft, im Einkauf sowie in der Buchhaltung.
• Ab 01.01.2025: Verpflichtung zur E-Rechnung gemäß EN 16931.

4. Welche Übergangsregelungen gibt es für die E-Rechnungspflicht in der Sage 100?

Während der Übergangszeit sind herkömmliche Rechnungsformate weiterhin erlaubt. Teilweise ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

• Bis Ende 2025 für Umsätze zwischen dem1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2025.
• Bis Ende 2026 für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2026 und dem 31. Dezember 2026.
• Bis Ende 2027 für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2027 und dem 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz des Unternehmens, das die Rechnungen ausstellt, im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug.

5. Gibt es eine Möglichkeit, den Rechnungseingangs-prozess in der Sage 100 zu automatisieren?

Ja, es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Rechnungseingangsprozess zu automatisieren.

• Direkte Integration in der Sage 100: Es gibt Softwarelösungen, die eine direkte Integration in der Sage 100 ermöglichen, z. B. DocuWare. Diese Lösungen ermöglichen es, E-Rechnungen automatisch zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.
• Rechnungseingangs-Portale: Es gibt auch Portallösungen, die E-Rechnungen empfangen, aufbereiten, archivieren und über Schnittstellen an die Sage 100 übermitteln können.

6. Wie werden E-Rechnungen in der Sage 100 konkret verbucht?

Sobald die Importfunktion in der Sage 100 verfügbar ist (voraussichtlich ab Version 9.08 im November 2024), können E-Rechnungen direkt in der Sage 100 importiert werden. Nach dem Import schlägt das System die entsprechenden Buchungen vor, die der Benutzer dann nur noch überprüfen und bestätigen muss. Der genaue Ablauf hängt davon ab, ob die Rechnung über die Warenwirtschaft oder direkt im Rechnungswesen verbucht werden soll. Bei der Verbuchung über die Warenwirtschaft wird die E-Rechnung zunächst als Bestellanforderung importiert und dann Schritt für Schritt in den Bestell- und Rechnungseingangsprozess überführt. Bei der direkten Verbuchung im Rechnungs-wesen wird die E-Rechnung direkt als Kostenbuchung importiert.

7. Wie gelangt eine ZUGFeRD-Eingangsrechnung in den Einkaufsvorgang in die Sage 100?

Auch hier wird die ZUGFeRD-Rechnung ab Version 9.08 über die Importfunktion in die Sage 100 eingelesen. Sofern die Rechnung alle notwendigen Informationen enthält, kann sie direkt an den Einkaufsvorgang gekoppelt werden. Die Rechnung wird dann im System mit der entsprechenden Bestellung verknüpft und der Benutzer kann die Daten im weiteren Verlauf des Einkaufsvorgangs verwenden.

8. Wie werden Rechnungen von Arbeitnehmern, die über den Arbeitgeber als Auslagenersatz erstattet werden, gehandhabt?

Rechnungen von Arbeitnehmern, die als Auslagenersatz geltend gemacht werden, fallen in der Regel nicht unter die E-Rechnungspflicht, da es sich um ein B2C- und nicht um ein B2B-Geschäft handelt. Diese Rechnungen können daher weiterhin in Papierform oder als PDF-Datei eingereicht und verarbeitet werden.

9. Wie gehe ich mit Lieferantenrechnungen um, die bisher nur in Papierform bearbeitet wurden?

Lieferanten, die bisher ihre Rechnungen nur in Papier-form verschickt haben, sollten über die neuen gesetzlichen Vorgaben informiert werden. Man kann ihnen mitteilen, dass man ab dem 01.01.2025 nur noch E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann und sie bitten, ihre Prozesse entsprechend umzustellen. Während der Übergangsphase können Sie anbieten, Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF-Datei zu akzeptieren. Es ist jedoch wichtig, darauf hinzuweisen, dass dies nur eine Übergangslösung ist und die Umstellung auf E-Rechnung so bald wie möglich erfolgen sollte.

C) DMS (Dokumentenmanagementsystem)

1. Wie kann mir ein DMS bei der E-Rechnung helfen?

Ein DMS kann Sie bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung unterstützen, indem es folgende Funktionen bietet:

• Revisionssichere Archivierung: Ein DMS ermöglicht die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen, sodass diese jederzeit im Originalformat abgerufen und geprüft werden können.
• DocuWare ist GOBD Konform.
• Sämtliche Änderungen und die Workflowhistorie kann eingesehen werden, sodass nachvollziehbar ist, was mit dem Dokument passiert ist.
  
• Automatisierter Rechnungseingang: Ein DMS kann E-Rechnungen automatisch empfangen, verarbeiten und den entsprechenden Workflows zuordnen.
• Digitale Rechnungsprüfung: Ein DMS kann die Rechnungsprüfung durch automatisierte Prüfungen und Freigabeprozesse vereinfachen.
• Freigabeprozesse werden effizienter und Fristen können überwacht und eingehalten werden.
• Anbindung an die Sage 100: DocuWare kann über eine Schnittstelle an die Sage 100 angebunden werden, um den Datenaustausch zwischen beiden Systemen zu ermöglichen.
  

2. Welche DMS-Systeme eignen sich für die Verarbeitung von E-Rechnungen?

DocuWare: DocuWare unterstützt die Verarbeitung von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten, einschließlich ZUGFeRD und XRechnung. Es bietet eine Anbindung an die Sage 100 und ermöglicht die revisionssichere Archivierung.

3. Welche Vorteile bietet die Integration von der Sage 100 und DocuWare für die E-Rechnung?

• Zentraler Zugriff auf alle Dokumente: Die Integration ermöglicht den zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente, einschließlich E-Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine.
• Automatisierte Workflows: In DocuWare können individuell Workflows erstellt werden und somit die eigenen Prozesse berücksichtigt werden.
• Verbesserte Datenqualität: Die Integration kann zu einer verbesserten Datenqualität führen, da Daten nur einmal erfasst werden müssen.

4. Muss bei der Nutzung von der Sage 100 zusätzlich DocuWare gekauft werden, um E-Rechnungen zu implementieren?

Nein, DocuWare ist nicht zwingend erforderlich, um E-Rechnungen in die Sage 100 zu implementieren. Mit dem Update auf Version 9.08 wird die Sage 100 eine eigene Funktion zum Import und zur Verarbeitung von E-Rechnungen anbieten. DocuWare kann jedoch eine sinnvolle Ergänzung sein, um den Rechnungseingangsprozess weiter zu automatisieren und zu optimieren.

5. Sind für XRechnungen separate Einstellungen in DocuWare notwendig, wenn bereits PDF-Rechnungen verarbeitet werden?

XRechnungen können empfangen und verarbeitet werden. Für die automatisierte Verarbeitung von XRechnungen im Gegensatz zu PDF Rechnungen bedarf es kleinerer Anpassungen.

6. Kann eine Lieferantenrechnung in mehreren Softwares eingelesen werden und welche Vor- oder Nachteile hätte dies?

Ja, es ist technisch möglich, eine Lieferantenrechnung in mehreren Softwares einzulesen. Dies kann jedoch zu Problemen führen, insbesondere im Hinblick auf die Datenkonsistenz und die Vermeidung doppelter Buchungen. Wenn eine Rechnung in mehreren Softwares verarbeitet wird, besteht die Gefahr, dass Daten redundant erfasst werden oder dass Änderungen in einem System nicht in den anderen Systemen nachvollzogen werden.

7. Wie kommt man an die App “DocuWare”?

DocuWare ist eine Softwarelösung, die Sie nicht als einzelne App herunterladen können. Um DocuWare nutzen zu können, müssen Sie sich an einen DocuWare-Partner wenden und eine Lizenz erwerben.

8. Sollte man Kunden bezüglich der Zustimmung zur E-Rechnung in den nächsten 2 Monaten kontaktieren?

Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren. Es ist daher ratsam, Kunden frühzeitig über die Umstellung auf die E-Rechnung zu informieren. Ob und wie Kunden in den nächsten zwei Monaten kontaktiert werden sollten, hängt von der individuellen Situation des Unternehmens und der Beziehung zu den Kunden ab. Bei wichtigen Kunden kann es sinnvoll sein, persönlich Kontakt aufzunehmen und die Umstellung auf die E-Rechnung zu besprechen. Bei anderen Kunden kann es ausreichend sein, ein allgemeines Informationsschreiben zu versenden. Wichtig ist, dass Kunden klar und deutlich über die Umstellung informiert werden und dass Fragen zum Thema E-Rechnung beantwortet werden können.

9. Gibt es eine Verarbeitungspflicht für E-Rechnungen?

Ja, ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dies betrifft zunächst nur den B2B-Bereich, d.h. Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.

10. Wie sieht der Prozess zur Weiterleitung von Rechnungen zur Freigabe innerhalb eines Unternehmens aus?

Der Prozess zur Weiterleitung von Rechnungen zur Freigabe kann innerhalb eines Unternehmens unterschiedlich geregelt sein. In der Regel werden Rechnungen nach der Prüfung an einen Verantwortlichen weitergeleitet, der die Zahlung freigeben kann. Dies kann z.B. der Abteilungsleiter, der Geschäftsführer oder ein Mitarbeiter der Buchhaltung sein. Die Weiterleitung kann digital oder in Papierform erfolgen. Bei einer digitalen Weiterleitung kann z.B. ein Freigabeworkflow in einem DMS-System zum Einsatz kommen.