E-Mail-Sicherheit für KMU: Darauf müssen Sie jetzt achten!

Täglich erhalten Beschäftigte von kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Vielzahl an E-Mails.  Sowohl beruflich als auch privat sind E-Mails ein immer wichtigeres Kommunikationsmittel. Dies führt dazu, dass die E-Mail-Sicherheit unter KMU-Mit­arbei­tenden verstärkt in den Fokus rückt und eine zentrale Rolle für die übergreifende IT-Sicherheit einnimmt.  

Mit der stetig steigenden Anzahl an E-Mails haben auch die Cyberangriffe massiv zugenommen, beispielsweise durch betrügerische Phishing-Mails. In KMUs spielt damit innerhalb der IT-Sicherheit vor allem auch die E-Mail Security von Mitarbeitenden eine immer wichtigere Rolle.

In unserem Blogbeitrag erfahren Sie, was Phishing-Mails sind, und wir geben Ihnen 10 Tipps an die Hand, mit denen sich kleine und mittelständische Unternehmen schützen können, um die E-Mail-Sicherheit im Unternehmen zu verbessern. 

Was sind Phishing-Mails?

Phishing ist eine der häufigsten, ältesten und erfolgreichsten Angriffsmethoden auf die IT-Security von kleinen und mittelständischen Unternehmen. Übersetzt bedeutet Phishing „Angeln“: Ein Cyberbetrüger wirft einen Köder aus, um an persönliche Daten von KMU-Mitarbeitenden zu kommen.

Ein klassischer Phishing-Angriff besteht aus drei Komponenten:

1. Der Angriff erfolgt über ein elektronisches Kommunikationsmittel wie E-Mail oder Telefon.

2. Der Angreifer gibt sich als eine vertrauenswürdige Person bzw. als ein vertrauenswürdiges Unternehmen aus.

3. Das Ziel besteht darin, dem Opfer vertrauliche persönliche Informationen wie Anmeldedaten oder Kreditkartennummern zu entlocken.

 Phishing-Mails treten meist in Form von Massen-E-Mails auf, welche die Mitarbeiter auf eine vermeintlich vertrauenswürdige Internetseite locken. Wird der Aufforderung gefolgt, fordern Cyberkriminelle die Nutzenden auf, persönliche Zugangsdaten oder Bankdaten preiszugeben. Sobald diese Eingaben vorgenommen wurden, kann der Angreifer die Identität seines Opfers bei den jeweiligen Internet-Diensten übernehmen und bringt damit die Cybersicherheit des gesamten Unternehmens in Gefahr.

Es gibt aber neben dem klassischen Massenversand sogenannte Spear-Phishing-Attacken, diese zielen mit persönlichen E-Mails auf genau definierte Einzelpersonen oder Kleingruppen im Unternehmen ab. Beim Whale-Phishing wiederum stehen Manager und CEOs im Fokus der Betrüger.

10 Tipps, mit denen KMUs die E-Mail-Sicherheit im Unternehmen ganz einfach erhöhen

Mit ein paar einfachen aber gezielten Maßnahmen können Unternehmen Ihre IT-Sicherheit in Bezug auf E-Mails deutlich steigern. Unsere Experten haben die 10 wichtigsten Tipps für Ihre E-Mail-Security nachfolgend zusammengetragen. 

Tipp 1: Malwareschutz und Pop-up-Blocker aktivieren

Ein wirkungsvoller Malwareschutz und das Blockieren von automatischen Downloads lässt sich einfach technisch umsetzen und sorgt dafür, dass die IT-Sicherheit in KMUs gesteigert wird. Eine große Anzahl von betrügerischen E-Mails werden automatisiert aus dem Verkehr gezogen und dies noch bevor sie bei der Zielperson ankommen.

Tipp 2: Inhalte kritisch analysieren

Generell gilt, E-Mails immer genau zu prüfen, auch wenn diese optisch einen vertrauten Eindruck machen. Häufig werden Phishing-E-Mails als dringlich ausgegeben, sodass der Empfänger unter Zeitdruck gestellt wird und zu einer unüberlegten Handlung greift. Hinweise auf eine potenzielle Betrugsmasche sind auch Rechtschreibfehler und Verlinkungen auf Website-URLs. Gerade bei Verlinkungen ist es besonders wichtig, diese zu kontrollieren. Dazu platzieren Sie einfach den Mauszeiger auf dem verlinkten Wort, aber ohne dieses anzuklicken! Nun sehen Sie, wo die Verlinkung hinzielt und können dann entscheiden, ob diese Verlinkung sicher ist. 

Tipp 3: E-Mail Anhänge immer prüfen

E-Mail-Anhänge werden von Cyberkriminellen gerne genutzt, um versteckte Programmierungen und Viren zu platzieren. Nach dem Öffnen installieren diese sich von alleine und beschädigen die Systeme. Generell sollten keine Anhänge mit unüblichen Endungen wie .exe oder .jar leichtfertig geöffnet werden, selbst dann nicht, wenn diese von bekannten Absendern eingegangen sind. 

Tipp 4: Passwortrichtlinien implementieren und durchsetzen

Passwörter gelten als das Einfallstor für Cyberkriminelle. Daher ergibt es Sinn, unternehmensweit Passwort-Richtlinien zur Verfügung zu stellen. Durch diese Maßnahme bieten Sie allen Unternehmensangehörigen eine wertvolle Orientierungshilfe. Die Mitarbeiter werden bei der Wahl von sicheren und schlau definierten Passwörtern unterstützt und zeitgleich fördern Sie damit die IT-Sicherheit innerhalb des Unternehmens. Natürlich gilt dies nicht ausschließlich für die E-Mail-Security, sondern für die gesamte Cybersicherheit von kleinen und mittelständischen Unternehmen. 

Tipp 5: Vermeiden von übereinstimmenden Passwörtern

Die Art des Passworts ist ein wichtiger Faktor, aber daneben ist auch das Handling des Passworts von großer Wichtigkeit für die E-Mail-Sicherheit.  Für die unterschiedlichen Softwareanwendungen des Unternehmens sollte jeweils ein individuelles Passwort durch die Mitarbeiter genutzt werden. Erfolgt dann ein Datendiebstahl, ist es möglich, das Ausmaß des dadurch zu erwartenden Schadens deutlich einzugrenzen. 

Tipp 6: Mehrfaktor-Authentisierung ermöglichen

Durch das Ermöglichen einer Mehrfaktor-Authentisierung senken Sie das Risiko von Datenverlusten oder Fremdsteuerung durch eine erfolgreiche Phishing-Attacke. Die Mehrfaktor-Automatisierung (Zwei-Faktor-Authentisierung), kurz MFA genannt, sorgt dafür, dass in zwei voneinander unabhängigen Login-Schritten die Anmeldung erfolgt. Dies kann beispielsweise über einen separaten SMS-Code oder eine App auf dem Mobiltelefon erfolgen. Mit dieser Maßnahme erschweren Sie den Datendiebstahl erheblich und die Verwundbarkeit Ihres Unternehmens sinkt drastisch. 

Tipp 7: Webseiten auf Seriosität prüfen

In der Regel starten sichere Webseiten mit "https", im Browser werden diese mit einem kleinen Vorhängeschloss-Symbol direkt neben der Adresszeile gekennzeichnet. Sollten diese Merkmale fehlen, ist es ziemlich sicher, dass es sich um eine betrügerische Webseite handelt. Geben Sie keine Daten von sich auf solchen Seiten frei und sollten Sie es dennoch vorhaben, dann beziehen Sie vorab einen IT-Experten ein, um die Datensicherheit zu prüfen.

Tipp 8: Nutzen von Suchmaschinen

Durch die Vielzahl an Betrugsmaschen und die hohe Anzahl von Betroffenen findet man online bereits viele Informationen und Warnhinweise. Daher können Sie im Verdachtsfall die Angaben der fragwürdigen E-Mail einfach und unkompliziert über die Suchmaschinen überprüfen. Natürlich gibt dies keine Garantie, dass es sich um eine sichere E-Mail handelt, wenn Sie nichts im Netz dazu finden, aber es gibt einen Anhaltspunkt.

Tipp 9: Sicherheitssysteme regelmäßig aktualisieren

Die korrekten Einstellungen sowie regelmäßige Aktualisierungen von Firewalls und Antivirenprogrammen sind dringend erforderlich, um die IT-Sicherheit in KMUs zu gewährleisten. Die interne IT-Abteilung oder bei deren Fehlen ein externer IT-Spezialist mit Erfahrung bei der E-Mail Security kann KMU entlasten, indem er die Wartung sämtlicher Sicherheitssysteme gewährleistet.

Tipp 10: Notfallplan erstellen und einüben

Ein erfolgreicher Cyberangriff kann den gesamten Betriebsablauf des Unternehmens für Tage oder Wochen blockieren – eine schnelle und umsichtige Reaktion ist daher zwingend notwendig. Sicherheits­verantwortliche und Führungspersonen sollten daher frühzeitig die Grundsätze eines "Disaster Recovery Plans" (DRP) definieren. Der DRP hält Maßnahmen, Schritte und Verantwort­lichkeiten fest, damit im Falle eines Cyberangriffs keine wertvolle Zeit verloren geht.

Fazit:

E-Mail Security benötigt die volle Aufmerksamkeit von kleinen und mittelständischen Unternehmen! Es ist wichtig, dass Benutzer und Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit ihrer E-Mail-Konten gegen Hackerangriffe zu gewährleisten. Und ganz besonders wichtig ist, eine geeignete Infrastruktur zu implementieren, um nicht autorisierte Zugriffsversuche auf Konten oder Mitteilungen zu stoppen. Anwender sind besonders anfällig für Phishing-Angriffe gegen Unternehmen, da diese die technischen Schutzmaßnahmen umgehen und sich stattdessen an die Benutzer selbst richten, um Schwachstellen auszunutzen. Folglich sollten E-Mail-Sicherheitslösungen über geeignete Technik wie Verschlüsselung, Spyware-Erkennung und Anmeldesicherheit verfügen. Mindestens genauso wichtig ist, dass Mitarbeiter darüber informiert werden, welche Schritte zum Schutz von E-Mails angemessen sind.

Sie benötigen professionelle Unterstützung dabei, die E-Mail-Sicherheit in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten oder erhöhen? Oder möchten Sie mehr Informationen zum Thema E-Mail-Security erhalten? Dann vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Termin mit unseren IT-Sicherheitsspezialisten und lassen Sie sich bezüglich der umfassenden Absicherung Ihrer E-Mail Kommunikation beraten.