Sage Operations automatisiert den Rechnungseingang –

Eine moderne Buchhaltung setzt auf digitale Prozesse, um Zeit, Kosten und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Sage Operations ist eine leistungsstarke Lösung für den automatisierten Rechnungseingang. Eingangsrechnungen können als PDF oder E-Rechnung auf zwei unterschiedlichen Wegen in das System eingelesen werden: per E-Mail oder über den manuellen Upload. Beide Varianten nutzen den Sage AI-Service, um Rechnungsdaten automatisch zu erkennen, auszulesen und in die entsprechenden Felder von Sage Operations zu übertragen.

1. Automatisierter Rechnungseingang per E-Mail

Mit Sage Operations ist der Empfang von Rechnungen per E-Mail besonders komfortabel. Über eine von Sage Operations bereitgestellte Domain-Absender-Mailadresse – zum Beispiel @ai.mustermann.com – können Lieferanten Rechnungen direkt an das System senden.

Die eingehende E-Mail wird automatisch vom Sage AI-Service verarbeitet. Dabei werden alle relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Lieferant zuverlässig erkannt und in Sage Operations übernommen. Ein manuelles Hochladen entfällt vollständig.

Diese Methode beschleunigt den Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung erheblich, reduziert Fehlerquellen und schafft eine transparente, revisionssichere Dokumentation der Eingangsrechnungen.

2. PDF-Rechnungen manuell hochladen

Alternativ lassen sich Rechnungen auch im Bereich „Hochgeladene Einkaufsdokumente“ manuell hinzufügen. Nach dem Upload erfolgt die automatische Datenerfassung ebenfalls durch den Sage AI-Service. So profitieren Anwender auch beim manuellen Import von der intelligenten Datenverarbeitung und einer hohen Erkennungsgenauigkeit.

Übersicht und Weiterverarbeitung in Sage Operations

Alle eingelesenen Rechnungen – unabhängig davon, ob sie per E-Mail empfangen oder manuell als PDF hochgeladen wurden – sind zentral in der Maske „Hochgeladene Einkaufsdokumente“ abrufbar. Diese zentrale Übersicht ermöglicht eine strukturierte Verwaltung sämtlicher eingegangenen Belege und sorgt für maximale Transparenz im gesamten Rechnungsprozess.

Von dieser Ansicht aus kann entweder eine einzelne Rechnung erstellt oder über die Funktion „Mehrfachauswahl“ eine automatisierte Sammelverarbeitung gestartet werden. Dadurch lassen sich mehrere Dokumente gleichzeitig weiterverarbeiten, was insbesondere bei hohem Rechnungsvolumen eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet. Alle relevanten Informationen wie Rechnungsdatum, Lieferant, Betrag und Referenznummer werden automatisch übernommen und stehen sofort für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.

Nach der automatischen Anlage einer Rechnung in Sage Operations müssen lediglich die Positionsdaten ergänzt werden, um den Vorgang vollständig und korrekt zu verbuchen. Die intuitive Benutzeroberfläche unterstützt den Anwender dabei, alle notwendigen Angaben schnell und fehlerfrei zu erfassen. So wird ein durchgehend digitaler und nachvollziehbarer Workflow gewährleistet – von der Erfassung bis zur Archivierung.

Durch diese effiziente Kombination aus Automatisierung, Datenintelligenz und Benutzerfreundlichkeit bietet Sage Operations eine zukunftsweisende, sichere und vollständig papierlose Lösung für den digitalen Rechnungseingang. Unternehmen profitieren von einer beschleunigten Bearbeitung, höherer Datenqualität und einer signifikanten Reduktion manueller Eingriffe. Gleichzeitig wird die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und interner Compliance-Richtlinien sichergestellt.

Insgesamt schafft Sage Operations eine moderne Grundlage für eine nachhaltige, revisionssichere und transparente Buchhaltung, die den gesamten Rechnungsprozess automatisiert, optimiert und langfristig Kosten senkt.