Das Herzstück von mittelständischen Unternehmen ist das ERP-System (die Software zum Enterprise Resource Planning). In diesem werden Prozesse gesteuert, die Finanzbuchhaltung betrieben und Personal sowie Betriebsmittel koordiniert. Der Markt für ERP-Systeme entwickelt sich rasant weiter genauso wie die Anforderungen der Unternehmen: Mobilität, Integration und detaillierte Individualisierung stehen ganz oben auf der Agenda vieler IT-Entscheider und Fachbereiche. Darin liegt auch der Grund, warum die Wahl einer ERP-Software ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess ist. Jeder, in dieser Phase begangene Fehler, kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Leider gibt es nicht die eine Checkliste, welche Fehlentscheidungen verhindert, daher kommt es immer öfter vor, dass Unternehmen sich für eine, für ihre Unternehmensbedürfnisse, völlig ungeeignete ERP-Lösung entscheiden. Im besten Fall kann mit der Lösung zumindest zeitweise gearbeitet werden, meist ist es aber so, dass das gesamte Projekt scheitert.
Aber seien Sie unbesorgt! Wir haben für Sie die 10 häufigsten Fehler, welche Sie unbedingt vermeiden sollten bei der Suche und Auswahl einer geeigneten ERP-Lösung, zusammengetragen, damit Ihr Projekt den Nutzen bringt, den Sie erwarten.
Die Anschaffung eines neuen ERP-Systems ist mit finanziellen und personellen Investitionen verbunden. Bevor Sie mit der Suche nach einem neuen ERP-System beginnen, sollten Sie daher genau festlegen, welche Ziele durch die Einführung eines neuen ERP-Systems erreicht werden sollen. Häufig gehen diese Ziele mit der strategischen Planung Ihres Unternehmens einher, für die Auswahl einer passenden Software und eines passenden Softwareanbieters spielt dies eine entscheidende Rolle. Planen Sie beispielsweise ein starkes Wachstum mit neuen Standorten und eventuell sogar einer internationalen Unternehmensstruktur, so benötigen Sie eine ganz andere ERP-Software, als wenn Sie beispielsweise nur die Anbindung Ihrer eCommerce Systeme an das ERP optimieren möchten.
Die Suche nach einer geeigneten ERP-Lösung für Ihr Unternehmen ohne eine vorab durchgeführte Bedarfsanalyse und Priorisierung der Anforderungen ist wie ein Einkauf ohne Einkaufszettel. Beim Bezahlen stellt man erschreckend fest, dass man das Budget überschritten hat. Dies passiert in ähnlicher Form, wenn man keine Bedarfsanalyse vor dem Start des eigentlichen Auswahl-Prozesses durchführt.
Daher ist es besonders wichtig folgende Fragen vorab zu klären:
Insbesondere die Überlegung welche Geschäftsbereiche von der ERP-Einführung profitieren sollen, gibt Ihnen vor, welche Module (beispielsweise Rechnungswesen, Warenwirtschaft, Produktion, uvm.) bei der Auswahl einen besonders hohen Stellenwert haben sollten.
Bitte machen Sie hierbei nicht den Fehler, dass Sie versuchen jedes Detail zu beschreiben. Beginnen Sie damit die Prozesse in den einzelnen Abteilungen aufzuschreiben und einfache, kurze Informationen oder schematische Abläufe zu den Prozessen zu dokumentieren.
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Werden betroffene Mitarbeiter nicht von Anfang an in das ERP-Projekt miteinbezogen, kann dies dazu führen, dass man im Nachgang auf Ablehnung stößt. Um Mitarbeiter zu Unterstützern zu machen, ist es unabdingbar, diese von Anfang an miteinzubeziehen. Insbesondere in Hinsicht auf die Bedarfsanalyse müssen die wichtigsten Know-How Träger der einzelnen Abteilungen miteinbezogen werden. Nur so ist es möglich, tatsächlich herauszufinden, was die neue Software leisten muss.
Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems kann es unter Umständen erforderlich sein, dass die bestehende IT-Infrastruktur angepasst werden muss, oder es gibt wichtige Kriterien aus Sicht der IT, die das zukünftige ERP-System erfüllen sollte. Denken Sie beispielsweise daran, dass es ein großer Unterschied ist, ob Sie sich für eine cloudbasierte oder eine lokal installierte ERP-Lösung entscheiden. Ist die interne IT bzw. der IT-Dienstleister nicht von Beginn an am Projekt beteiligt, führt dies sehr oft dazu, dass die erforderlichen Maßnahmen und die damit verbundenen Kosten nicht berücksichtigt werden.
Die Einführung eines ERP-Systems ist eine der wichtigsten Investitionen für Ihr Unternehmen. Daher sind eine grobe Budgetplanung und eine Strategie hinsichtlich der Finanzierung elementar. Dabei ist es wichtig, dass Sie neben der initialen ERP-Einführung auch die Investitionen für eventuelle Modernisierungsmaßnahmen der IT und für den laufenden Betrieb der ERP-Software einplanen. Zum laufenden Budget gehören die Wartungs- oder Nutzungsgebühren für die Bereitstellung der Software-Updates sowie Hotline und Support für die Unterstützung der Anwender und die regelmäßig anfallenden administrativen Support-Tätigkeiten.
Ihr Unternehmen und das Umfeld, in dem Sie arbeiten bringt eine gewisse Dynamik mit sich, die immer wieder dazu führt, dass neue Anforderungen im ERP-System umgesetzt werden müssen. Denken Sie beispielsweise an ein Szenario, in dem Ihr wichtigster Kunde nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert oder ein neuer Online-Marktplatz entsteht, über den Sie Ihre Produkte verkaufen möchten. Je nachdem, wie hoch diese Dynamik in Ihrem Unternehmen ist, sollten Sie ebenfalls ein laufendes Budget für Optimierungen, Konfigurationen und Anpassungen Ihrer Software einplanen.
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Die Auswahl und die darauffolgende Einführung eines neuen ERP-Systems haben signifikante Auswirkungen auf Ihr laufendes Geschäft. Ihre Mitarbeiter müssen zusätzlich zum Tagesgeschäft Zeit aufbringen, um die ERP-Auswahl und die Einführung zu stemmen. Ebenso müssen weitere Faktoren, wie Parallelprojekte, Urlaub und Saisongeschäft berücksichtigt werden. Daher ist eine frühzeitige Planung der ERP-Auswahl und auch der anschließenden Projektumsetzung entscheidend für den Projekterfolg. Erstellen Sie eine grundlegende Planung und setzen Sie Meilensteine, bis wann die Auswahl des ERP-Systems abgeschlossen sein soll und in welchem Zeitraum die Projektumsetzung erfolgen kann. Besprechen Sie diesen Plan mit Ihrem Team und leiten Sie rechtzeitig Maßnahmen ein, damit die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen.
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Sehr häufig kommt es vor, dass Unternehmen mit der Einführung eines neuen ERP-Systems alle bestehenden Verbesserungswünsche in Bezug auf die Prozesse und die Organisation auf einmal umsetzen möchten. Selbstverständlich ist es wichtig diese Punkte aufzuschreiben, um bei der ERP-Auswahl prüfen zu können, ob das ERP-System diese Anforderungen abbilden kann. Allerdings sollten Sie Ihre Anforderungen priorisieren. Dabei ist es vollkommen ausreichend, wenn Sie einfache Kategorien, wie beispielsweise „Kernanforderung“, „Ausbaustufe“ und „Nice to have“ bilden. Wenn Sie diese Priorisierung nicht vornehmen, besteht die Gefahr, dass das Budget für die Einführung der ERP-Lösung Ihre Planungen übersteigt. Außerdem sollten Sie beachten, dass für Ihre Mitarbeiter durch die ERP-Einführung ein zusätzlicher Aufwand entsteht, der parallel zum Tagesgeschäft geleistet werden muss.
Die neue ERP-Software sollte zu Ihrer Unternehmensstrategie passen und das Beratungsunternehmen, welches das ERP-Projekt durchführen wird, sollte über Expertise in Ihrer Branche verfügen. Bevor das eigentliche Auswahlverfahren beginnt, ist die Erstellung einer Checkliste mit Bewertungskriterien hilfreich. Auf dieser Basis können Sie ganz gezielt im Internet Informationen über die möglichen Anbieter einholen und mit Hilfe von telefonischen „Interviews“ eine Vorauswahl treffen. Zur Eingrenzung der möglichen Anbieter helfen auch Erfahrungsberichte von Geschäftspartnern, die bereits ein ERP-Projekt erfolgreich durchgeführt haben. Hinsichtlich der Bewertungskriterien sollten Sie neben der funktionalen Bewertung der ERP-Lösung auch den ERP-Hersteller und den späteren Implementierungspartner bewerten.
Nach dem Abschluss der Vorauswahl übermitteln Sie Ihre Anforderungen an die ausgewählten Anbieter und bitten diese eine entsprechende Präsentation der Software auf Grundlage Ihrer Anforderungen vorzubereiten. Im Rahmen der Produktvorstellung können Sie dann überprüfen, ob die Software die Anforderungen aus Ihrer internen Bedarfsanalyse erfüllt. Dazu kann es erforderlich sein, dass weitere Termine für detaillierte Anforderungsanalysen, Anbieterworkshops oder Besuche bei Referenzkunden durchgeführt werden müssen. Da diese Phase sehr zeitintensiv ist sollten maximal drei Anbieter in der Endauswahl betrachtet werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Auswahlprozess in die Länge gezogen wird und Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit für den Auswahlprozess aufbringen müssen.
Die unterschiedlichen Hersteller von ERP-Lösungen haben unterschiedliche Lizenzmodelle. Das Kaufmodell besteht aus einer einmaligen Anschaffung der Lizenzen und einem Software-Wartungsvertrag, durch den Sie ein Recht auf die aktuellen Updates der ERP-Software erwerben. Als Alternative zum Kauf gibt es das Modell der Softwarenutzung oder auch Softwaremiete. Dieses beinhaltet in der Regel keine einmaligen Gebühren, sondern lediglich eine laufende Nutzungsgebühr bzw. Miete, in der das Entgelt für die Softwarelizenzen und die Bereitstellung der Updates enthalten sind. Weiterhin ist es ein Unterschied, ob die ERP-Software in der Cloud oder auf eigenen Servern betrieben wird. Bei der Installation auf eigenen Servern entstehen Kosten für die interne IT, wohingegen die Kosten für den Betrieb der Cloud in der Softwarenutzungsgebühr bzw. Miete bereits enthalten sind. Bei einem Vergleich der Angebote sollten Sie die Angebotspositionen in einmalige und laufende Kosten unterteilen und die Investition auf einen Zeitraum von 5 Jahren berechnen.
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Sehr häufig werden die Dauer und Kosten der Systemauswahl bei weitem unterschätzt. Die oben genannten zehn Punkte haben aufgezeigt, welche Faktoren bei der Auswahl einer ERP-Software berücksichtigt werden sollten. Jeder einzelne Schritt ist mit Kosten und Zeitaufwand verbunden.
Von der Zieldefinition bis zur Einführung: Ohne professionelle Begleitung durch einen Berater oder einen IT-Dienstleister sind viele ERP-Projekte zum Scheitern verurteilt. Seit über 35 Jahren helfen wir kleinen und mittelständischen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse durch den Einsatz von kfm. Software und IT-Lösungen kontinuierlich zu optimieren.
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