Pflicht zur Elektronischen Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 ist klar: Arbeitgeber in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden vollständig zu erfassen. Diese Pflicht gilt unabhängig von Branche, Arbeitsort oder Arbeitsmodell. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Unternehmen zur elektronischen Zeiterfassung wissen müssen und welche Systeme zulässig sind.

1. Warum ist Arbeitszeiterfassung jetzt Pflicht? – Der rechtliche Hintergrund

Die Grundlage für diese Pflicht ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019. Es verpflichtet Arbeitgeber in der EU dazu, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Ziel ist der Schutz der Arbeitnehmer vor unbezahlten Überstunden und gesundheitlichen Belastungen durch überlange Arbeitszeiten.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat 2022 entschieden, dass dieses Urteil auch in Deutschland direkt anwendbar ist – unabhängig davon, ob der Gesetzgeber bereits eine entsprechende Regelung verabschiedet hat. Arbeitgeber müssen daher bereits jetzt ein geeignetes Zeiterfassungssystem einsetzen.

2. Elektronisch oder schriftlich? – Zulässige Formen der Zeiterfassung

Das BAG-Urteil schreibt nicht explizit vor, wie die Arbeitszeit erfasst werden muss – ob elektronisch oder schriftlich. Dennoch entscheiden sich viele Unternehmen für eine elektronische Zeiterfassung, da sie:

• effizienter ist,

• Manipulationen erschwert,

• und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben besser dokumentiert.

Ein Gesetzentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) liegt seit 2023 vor. Dieser wird voraussichtlich eine verbindliche elektronische Zeiterfassungspflicht konkretisieren.

3. Reicht eine Excel-Tabelle zur Arbeitszeiterfassung aus?

Viele Unternehmen nutzen Excel-Listen zur Erfassung von Arbeitszeiten. Diese Lösung kann grundsätzlich zulässig sein – unter bestimmten Bedingungen:

• Manipulationssicherheit: Excel-Dateien lassen sich leicht ändern. Um rechtskonform zu sein, müssen Schutzmechanismen wie Schreibschutz oder zentrale Speicherung eingesetzt werden.

• Nachvollziehbarkeit und Archivierung: Laut Arbeitszeitgesetz müssen Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Excel bietet keine automatische Archivierungsfunktion.

• Effizienz: Excel ist kein spezialisiertes Tool zur Zeiterfassung. Funktionen wie automatische Pausenberechnung, Abwesenheitsübersichten oder Erinnerungen fehlen meist.

Fazit: Excel ist nur eine eingeschränkt empfehlenswerte Lösung. Ein spezialisiertes Zeiterfassungssystem bietet in der Regel mehr Sicherheit, Komfort und Rechtssicherheit.

4. Herausforderungen bei flexiblen Arbeitsmodellen wie Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit

Die elektronische Arbeitszeiterfassung im Homeoffice stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Besonders bei flexiblen Arbeitsmodellen wie Vertrauensarbeitszeit oder Remote Work ist ein zuverlässiges, mobiles und benutzerfreundliches System gefragt.

Die HR-Abteilung muss Prozesse und Tools bereitstellen, die:

• eine einfache Zeiterfassung per App oder Web ermöglichen,

• datenschutzkonform sind,

• und gleichzeitig die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes erfüllen.

5. Was ändert sich durch das neue Arbeitszeitgesetz? – Blick in die Zukunft

Das BMAS arbeitet an einem konkreten Gesetzesentwurf, der unter anderem festlegen soll:

• ob und wann elektronische Zeiterfassung verpflichtend ist,

• welche Ausnahmen für kleine Unternehmen oder bestimmte Tätigkeiten gelten könnten,

• und wie die Umsetzung kontrolliert wird.

HR-Verantwortliche sollten den Gesetzgebungsprozess aktiv verfolgen und prüfen, ob bestehende Lösungen noch zukunftsfähig sind.

Fazit: Arbeitszeiterfassung – Pflicht und Chance zugleich

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt – unabhängig vom System. Unternehmen stehen jetzt in der Verantwortung, eine Lösung zu finden, die rechtskonform, effizient und mitarbeiterfreundlich ist.

Ein modernes Zeiterfassungssystem ist nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern unterstützt auch:

• die Transparenz im Unternehmen,

• die Förderung der Work-Life-Balance,

• sowie die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen.