Ab 2027 wird die elektronische Rechnungsstellung für viele Unternehmen verpflichtend. Doch nur weil Ihre ERP-Software E-Rechnungen erstellen kann, bedeutet das noch lange nicht, dass Ihre Rechnungsprozesse reibungslos funktionieren.
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten ab 2027? Wo liegen typische Herausforderungen bei der Umsetzung? Und wie können Unternehmen die E-Rechnungspflicht nutzen, um ihre Prozesse langfristig effizienter zu gestalten?
Wir zeigen Ihnen, worauf es jetzt ankommt.
Ihre Buchhaltung erstellt eine Rechnung im ERP-System. Die Rechnung wird gespeichert, elektronisch versendet und anschließend archiviert.
Ein ganz normaler Vorgang.
Doch was passiert, wenn Rechnungsdaten unvollständig sind? Wenn das Format vom Empfängersystem nicht verarbeitet werden kann? Oder wenn Rechnungen weiterhin manuell geprüft, korrigiert und zwischen verschiedenen Systemen verschoben werden müssen?
Genau hier zeigt sich: Die Umstellung auf die E-Rechnung umfasst weit mehr als eine zusätzliche Funktion innerhalb der Software.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, ob Ihr ERP-System E-Rechnungen erstellen kann, sondern ob Ihre gesamten Rechnungsprozesse auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind.
Mit dem 1. Januar 2027 beginnt die nächste wichtige Phase der E-Rechnungspflicht in Deutschland.
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr 2026 müssen für grundsätzlich betroffene inländische B2B-Umsätze elektronische Rechnungen ausstellen.
Die gesetzlichen Anforderungen werden schrittweise eingeführt:
Gesetzliche Ausnahmen und Sonderregelungen bleiben bestehen.
Wichtig: Eine herkömmliche PDF-Rechnung erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Diese muss strukturierte elektronische Daten enthalten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen.
Zu den etablierten Formaten gehören XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen.
In der Theorie klingt die Umstellung einfach: Das ERP-System erzeugt eine elektronische Rechnung und übermittelt diese an den Kunden.
In der Praxis sind jedoch häufig mehrere Abteilungen, unterschiedliche Softwarelösungen und manuelle Arbeitsschritte beteiligt.
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen erstellt seine Rechnungen im ERP-System. Kundenstammdaten werden teilweise manuell gepflegt, einzelne Rechnungsangaben vor dem Versand kontrolliert und Dokumente in unterschiedlichen Systemen abgelegt.
Obwohl die Software ein geeignetes E-Rechnungsformat unterstützt, entstehen Rückfragen, Korrekturen und zusätzliche Bearbeitungsschritte.
Das eigentliche Problem liegt dann nicht im Rechnungsformat, sondern in den Abläufen dahinter.
Typische Herausforderungen sind:
Die E-Rechnungspflicht macht damit häufig Schwachstellen sichtbar, die bereits zuvor bestanden haben.
Für Unternehmen bietet sich jetzt die Gelegenheit, diese Prozesse gezielt zu verbessern.
Ob eine bestehende ERP-Lösung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Neben der eingesetzten Software spielen insbesondere die verwendete Version, vorhandene Funktionen, Schnittstellen und die Qualität der Rechnungsdaten eine wichtige Rolle.
Ein ERP-System muss nicht nur geeignete E-Rechnungsformate erzeugen können. Auch die vollständige Übertragung der erforderlichen Rechnungsinformationen und ein zuverlässiger elektronischer Versand müssen sichergestellt sein.
Ebenso relevant ist der Rechnungseingang: Seit 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die anschließende Prüfung, Freigabe und Weiterverarbeitung bietet zusätzliches Potenzial für effizientere Abläufe.
Hinzu kommt die gesetzeskonforme Aufbewahrung der elektronischen Rechnungsdaten.
Entscheidend ist deshalb das Zusammenspiel aller beteiligten Systeme und Prozesse.
Wer frühzeitig prüft, welche Funktionen bereits vorhanden sind und wo Anpassungsbedarf besteht, kann notwendige Maßnahmen gezielt planen und unnötige Investitionen vermeiden.
Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur die elektronische Rechnungsstellung. Sie bietet auch die Gelegenheit, bestehende Prozesse im Rechnungseingang und in der Dokumentenverwaltung zu optimieren.
Denn gerade bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen entstehen in vielen Unternehmen zeitaufwendige Arbeitsschritte.
Rechnungen werden empfangen, geprüft, zugeordnet, zur Freigabe weitergeleitet, verbucht und anschließend archiviert.
Finden diese Schritte in unterschiedlichen Systemen statt, entstehen Medienbrüche, zusätzlicher Abstimmungsaufwand und vermeidbare Fehlerquellen.
Hier kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Verbindung mit einer ERP-Lösung unterstützen.
Je nach eingesetzter Lösung und Integration lassen sich beispielsweise:
Der größte Mehrwert entsteht, wenn Informationen nicht mehrfach erfasst werden müssen und Prozesse möglichst durchgängig funktionieren.
Die E-Rechnungspflicht kann damit zum Ausgangspunkt für eine umfassendere Digitalisierung Ihrer kaufmännischen Abläufe werden.
Nicht zwangsläufig.
Viele ERP-Systeme bieten bereits Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung. Ob diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, hängt jedoch von der eingesetzten Version, den vorhandenen Erweiterungen und den individuellen Prozessen ab.
In manchen Fällen reichen Softwareupdates oder zusätzliche Funktionen aus. In anderen Fällen müssen Schnittstellen angepasst oder bestehende Abläufe überarbeitet werden.
Ein vollständiger Systemwechsel ist deshalb nicht automatisch erforderlich.
Gerade Unternehmen, die bereits eine etablierte ERP-Lösung wie Sage 100 einsetzen, sollten zunächst prüfen, welche Möglichkeiten ihre vorhandene Systemlandschaft bietet.
Als Sage Platin Partner unterstützt die Datatronic Software AG Unternehmen dabei, bestehende ERP-Umgebungen zu bewerten, mögliche Anpassungen zu identifizieren und die elektronische Rechnungsverarbeitung sinnvoll in vorhandene Geschäftsprozesse zu integrieren.
Dabei betrachten wir nicht nur einzelne Softwarefunktionen, sondern auch das Zusammenspiel von ERP, Dokumentenmanagement und angrenzenden Systemen.
Die E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor neue Anforderungen. Gleichzeitig bietet sie die Chance, bestehende Prozesse zu hinterfragen und langfristig effizienter zu gestalten.
Entscheidend ist dabei nicht allein die richtige Software, sondern vor allem, dass Ihre Systeme zuverlässig zusammenarbeiten.
Mit unserer Erfahrung in den Bereichen ERP, Dokumentenmanagement und IT unterstützen wir Sie dabei, Ihre bestehende Systemlandschaft zu überprüfen, Schwachstellen zu erkennen und passende Lösungen zu entwickeln.
Ob Softwareupdate, Schnittstellenanpassung oder Optimierung Ihrer Rechnungsprozesse: Gemeinsam finden wir heraus, welche Maßnahmen für Ihr Unternehmen tatsächlich sinnvoll sind
Die E-Rechnungspflicht ist mehr als eine gesetzliche Vorgabe. Sie ist eine Gelegenheit, gewachsene Prozesse zu überdenken, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und die Digitalisierung im Unternehmen voranzubringen.
Wer jetzt handelt, kann notwendige Anpassungen rechtzeitig umsetzen und gleichzeitig die Grundlage für effizientere Abläufe schaffen.