E-Rechnungspflicht 2025: Wie DocuWare Ihr Unternehmen unterstützt!

Der digitale Wandel schreitet rasant voran und verändert viele Bereiche unseres täglichen Lebens. In diesem Zusammenhang ist zum 1. Januar 2025 in Deutschland die gesetzliche Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen in Kraft getreten. Seitdem müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese gesetzliche Neuerung bringt nicht nur neue Anforderungen mit sich, sondern bietet auch erhebliche Chancen zur Optimierung betrieblicher Abläufe.

Überblick über die gesetzlichen Anforderungen

Ab Januar 2025 sind alle Betriebe verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab dem 1. Januar 2026 wird auch der Versand elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen verpflichtend. Der Staat verfolgt damit das Ziel, die Digitalisierung voranzutreiben, die Effizienz in der Unternehmensverwaltung zu steigern und die Transparenz im Rechnungswesen zu verbessern.

Die Reform wird in drei Etappen umgesetzt.

• Empfang und Bearbeitung: Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen in einem standardisierten Format zu empfangen und zu verarbeiten.
• Erstellung und Versand: Ab 2026 müssen alle Rechnungen in einem standardisierten Format erstellt und elektronisch versandt werden.
• Meldung: Zudem müssen ab dem Jahr 2028 die Rechnungsdaten an die Steuerämter geschickt werden.

E- Rechnung vs. PDF-Rechnung

Ein großes Problem ist, dass PDF-Rechnungen häufig fälschlicherweise als E- Rechnungen angesehen werden. In Wirklichkeit erfordert die gesetzliche Definition jedoch eine strukturierte elektronische Rechnung, die für eine maschinelle Verarbeitung geeignet ist.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung

Die Einführung von E-Rechnungen bietet viele Vorteile:

• Kosteneffizienz: Unternehmen können durch automatisierte Prozesse enorme Beträge sparen. Bis zu 80 % der Kosten für die Rechnungsverarbeitung entfallen, sodass Unternehmen in Zukunft ihre Ressourcen effizienter nutzen und die interne Effizienz steigern können.
• Zugänglichkeit: Die Archivierung der E-Rechnungen ist einfach und kann zudem einfach von verschiedenen Endgeräten aus aufgerufen werden. Das erleichtert den Zugriff auf wichtige Dokumente, egal ob intern im Büro oder mobil.
• Rechtliche Sicherheit: Die sichere Archivierung von elektronischen Rechnungen hilft deutschen Unternehmen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Das sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern schützt auch sensible Daten.

Wie DocuWare Ihr Unternehmen unterstützt

DocuWare vereinfacht es Unternehmen, die elektronische Rechnungspflicht umzusetzen, indem es den gesamten Rechnungsworkflow automatisiert. Mit intelligenter Technologie wie OCR und KI werden Rechnungen, unabhängig vom Format, schnell und präzise verarbeitet und direkt in Ihre Rechnungssysteme integeriert. Daher sparen Sie enorme Zeit und verringern das Risiko von Fehlern. DocuWare bietet zusätzlich eine revisionssichere und gesetzeskonforme digitale Archivierung, die eine einfache und schnelle Abrufbarkeit aller Rechnungen ermöglicht. Dies ist eine ideale Möglichkeit für Prüfungen oder Audits. Auf diese Weise erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern optimieren gleichzeitig Ihre internen Geschäftsprozesse im Unternehmen.

Das berichten unsere Kunden

„Der digitale Workflow für den Rechnungseingang ist im täglichen Geschäft unverzichtbar: Die Befreiung vom Papier, die massiven Zeiteinsparungen beim Suchen von Dokumenten und die Möglichkeit, von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten, sind Teil der Unternehmenskultur geworden. Dazu gehören heute auch Urlaubsanträge und Krankmeldungen per Handy.“ DocuWare hat unsere Arbeit deutlich vereinfacht. Das Erfassen der Eingangsrechnungen ist damit unkompliziert und schnell. Besonders die Cloud-Version ist für uns ideal, da wir zum Teil im Homeoffice arbeiten und nun
besonders einfach auf die archivierten Unterlagen zugreifen können.“ (Blanka Allermann, Sachbearbeiterin Rechnungswesen von der Lebenshilfe Wolfsburg Gemeinnützige Gesellschaft MBH)

Fazit

Die E-Rechnungspflicht bietet nicht nur rechtliche Vorgaben, sondern auch die Möglichkeit, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und nachhaltiger zu arbeiten. Beginnen Sie noch heute mit der Planung Ihrer Umstellung, um den Übergang reibungslos zu gestalten und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.