Die 6 häufigsten Fehler­­mel­dun­gen in DocuWare DMS und wie Sie diese lösen

Das DocuWare Dokumentenmanagement ist bekanntermaßen eine besonders flexible und branchen- unabhängige Softwarelösung zur gezielten und zentralen Erfassung, Verarbeitung und Nutzung von Geschäftsdaten in digitaler Form. Wenn hier dann plötzlich Funktionsfehler auftreten ist das besonders ärgerlich: Bestimmte Anwendungen des DocuWare DMS können nicht gestartet werden oder es kommt zu Problemen bei oder nach Anmeldungen und Fehlercodes lassen Sie verzweifeln! Ihre Dokumente sind nicht auffindbar, Workflows können nicht gestartet oder nicht zum Abschluss gebracht werden und vieles mehr ist denkbar. Auf der Suche nach der Ursache und Problembehebung geht wertvolle Zeit verloren.

Aber keine Sorge: Für jedes Problem gibt es eine Lösung – oft sogar mehrere Lösungsansätze, die sich nach dem bekannten Ausschlussverfahren finden und umsetzen lassen!

Nachfolgend stellen wir Ihnen die 6 häufigsten Fehler bei der DocuWare DMS Anwendung vor, beschreiben die Ursachen und wie Sie diese unter Ausführung der angegebenen Lösungsschritte beheben können.

Bitte beachten Sie unseren Haftungsausschluss am Ende des Artikels.*

#1. Eintrag nicht in Auswahlliste vorhanden

#2. Desktop Apps sind nicht verbunden

#3. Outlook Ablage nicht möglich

#4. Workflowänderungen nicht  in laufenden Workflows vorhanden

#5. DocuWare Connect to Sage 100 - User nicht in der Konfiguration angelegt

#6. Fehlende Ablagerechte

DocuWare DMS Problem #1: Eintrag nicht in Auswahlliste vorhanden

DocuWare User haben die Möglichkeit, sich in Dialogen Vorschläge aus einer Auswahlliste anzeigen zu lassen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass nur vorgeschlagene Werte zugelassen werden, sodass es bei einer manueller Eingabe zu einer Fehlermeldung kommt. 

DocuWare_Fehlermeldung_Auswahllisten Eintrag nicht in Liste

Ursache: Einem Indexierungswert wurde eine feste Indexierungshilfe zugewiesen. Nur Werte innerhalb dieser Liste sind gültig.

Lösung: Wert aus Indexfeld entfernen und gültigen Eintrag aus Liste wählen

DocuWare_Konfigurationsmaske_Auswahllisten DocuWare Client wählen oder neue erstellen

DocuWare DMS Problem #2: Desktop Apps sind nicht verbunden

Das Icon der DocuWare Desktop Apps zeigt eine Warnung an.

DocuWare_Warnmeldung Desktop Icon_Desktop Apps nicht verbunden

Beim Öffnen oder verwenden der DocuWare Desktop Apps (Smart Connect, DocuWare Printer, Import, Connect to Outlook, etc.) erscheint ein Fehler.

DocuWare_Fehlermeldung_keine Verbindung zu einem DocuWare-System

Ursache: Die DocuWare Desktop Apps sind nicht (mehr) verbunden.

Lösung: Desktop Apps verbinden

DocuWare_Menüauswahl_Desktop Apps verbinden

DocuWare DMS Problem #3: Outlook Ablage nicht möglich

Der Anwender möchte ein Dokument aus Outlook heraus in DocuWare ablegen, hat aber keine Ablagedialoge zur Auswahl.

DocuWare_Outlook_Anhang_Ablage_Auswahlmenü

Ursache Variante 1: Das Outlook-Plugin ist nicht in DocuWare angemeldet

Lösung Variante 1: Aus Outlook heraus in DocuWare anmelden

Outlookmenü_Menüband DocuWare_DocuWare verbinden

alternativ

Ursache Variante 2: Der User hat keine Berechtigung für die Ablage aus Outlook heraus.

Lösung Variante 2: Berechtigung vergeben. Ihr DocuWare-Partner unterstützt Sie hierbei gerne.

DocuWare DMS Problem #4: Workflow-Änderungen nicht in laufenden Workflows vorhanden

Hierbei handelt es sich nicht um einen Fehler oder eine falsche Bedienung der Lösung durch den User. Anpassungen in einem Workflow haben keine Auswirkungen auf bereits gestartete Workflows.

Ein archiviertes Dokument wird in die aktuell veröffentlichte Version eines Workflows überführt. Wird der Workflow nun verändert, wird eine neue Version des Workflows veröffentlicht. ABER: Bereits gestartete Workflows verbleiben in der Version, die bei der Archivierung aktuell war und enthalten entsprechend keine der Änderungen. Wenn Sie ein Dokument, das sich bereits in einem Workflow befindet, in den geänderten Workflow überführen möchten, muss der bestehende Workflow des Dokuments gestoppt und neu angestoßen werden.

 Die Version des Workflows finden Sie über die Aufgabe in der Liste -> Workflow Historie

DocuWare_Aufgabenliste_Workflow Historie

DocuWare DMS Problem #5: DocuWare Connect to Sage 100 - User nicht in der Konfiguration angelegt

Der Anwender will in Sage 100 über DocuWare -> Dokument ablegen oder DocuWare -> Dokument anzeigen die Schnittstelle DocuWare Connect to Sage 100 nutzen und erhält eine Fehlermeldung.

DocuWare Connect to Sage 100_Fehlermeldung_User nicht gefunden

Ursache: Der User ist in der Konfiguration nicht angelegt.

Lösung: Konfiguration für den Anwender erstellen.

DocuWare DMS Problem #6: Fehlende Ablagerechte

Ein Benutzer möchte ein Dokument archivieren und erhält eine Fehlermeldung.

DocuWare_Fehlermeldung_Ablage_Fehlende Rechte

Ursache: Benutzer hat keine Ablagerechte für das Archiv, obwohl er den Ablagedialog nutzen darf.

Lösung: Berechtigung korrigieren.

Fazit

Mit unseren Lösungswegen haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie bei den genannten DocuWare Problemen schnell zur Produktivität zurückzukehren. Wenn Sie nach dem Ausschlussverfahren vorgehen, ist auch die Problemursache zügig gefunden! Im Zweifel sollten Sie jedoch immer eine versierte Fachkraft konsultieren, die Sie bei der Problemlösung professionell unterstützt, um einer evtl. fehlerhaften Handhabung Ihres DocuWare Dokumentenmanagements vorzubeugen!

Tipp: Viele Lösungen finden Sie auch auf der Seite des DocuWare Support Portals!

Sie benötigen professionelle Unterstützung bei der Anwendung Ihres DocuWare DMS und möchten sich beraten lassen? Dann sprechen Sie uns an! Mit unserer umfassenden DocuWare DMS-Erfahrung beraten wir Sie gerne und entwickeln gemeinsam die optimale Lösung für Ihre Anforderungen! Jetzt Termin vereinbaren!