Bereits im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber die geleisteten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter – ab sofort – systematisch erfassen müssen. Diese, für viele Unternehmen doch überraschende Entscheidung, hat für große Aufregung gesorgt. Denn nun war die Erfassung von Arbeitszeiten nicht mehr nur sinnvoll und notwendig, um Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern, sondern auch, um rechtliche Grundlagen einzuhalten.
Nachfolgend haben wir die wichtigsten Fakten zum Thema Arbeitszeiterfassung zusammengetragen, welche jedes Unternehmen jetzt wissen und beachten muss, um gesetzeskonform zu bleiben und dabei auch noch zu profitieren.
1. Fakt:
Arbeitszeiterfassung ist ein Prozess der Messung der Menge an Zeit, die ein Mitarbeiter auf bestimmten Aufgaben oder Projekten verbringt. Mit der richtigen Lösung für die Arbeitszeiterfassung können Unternehmen alle Aktionen ihrer Mitarbeiter aufzeichnen - von Pausen bis hin zu Urlaubsanträgen - sodass sie besser verstehen können, wo genau ihre Ressourcen investiert werden.
2. Fakt:
Eine effektive Arbeitszeiterfassung ist der Schlüssel für eine produktive Belegschaft. Es ermöglicht Unternehmen, die Arbeitseffizienz ihrer Mitarbeiter zu verbessern, indem sie herausfinden können, wo mehr Zeit investiert werden muss und wo Zeit gespart werden kann. Somit findet auch eine Erhöhung der Transparenz für das Management der Arbeitstage und -stunden des Personals und es hilft bei der Planung neuer Projekte und Aufgaben.
3. Fakt:
Die richtige (Software-) Lösung zur Erfassung von Arbeitszeiten kann auch helfen, Kosteneinsparungspotenziale zu identifizieren. Mit den Daten aus dem System können Unternehmen potenziell ineffiziente Ausgaben identifizieren und feststellen, wo Geld gespart oder Ressourcen umgelagert werden könnten. Das Ergebnis ist eine effizientere Verwaltung des Personals mit höherer Produktivität und geringeren Kostenausgaben im Laufe der Zeit.
4. Fakt:
Eine ordnungsgemäße Umsetzung der Arbeitszeiterfassung ist insbesondere wichtig für die Einhaltung von Rechtsvorschriften in Bezug auf Mindestlohnanforderungen. Viele Unternehmen müssen gesetzliche Richtlinien einhalten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter angemessen entlohnt werden - aber ohne detaillierte Berichte über die Stundenzahl pro Tag oder Woche ist es schwer zu überprüfen, ob diese Vorschriften erfüllt sind oder nicht.
5. Fakt:
Eine automatisierte Lösung für die Erfassung von Arbeitszeiten macht das Leben leichter für Unternehmensadministratoren sowie HR-Mitarbeitern. Mit der richtigen Software bzw. dem richtigen Tool müssen Personalmanager nicht manuell Stundenzettel prüfen, lange Excel-Listen führen oder Rechnungsbücher handhaben. Stattdessen kann alles automatisch verarbeitet werden - was enorm Zeit sowie Geld spart!
Fazit:
Die Zeiterfassung kann und sollte auch als Gewinn betrachtet werden, um neue, datenbasierte Erkenntnisse zu gewinnen und gleichzeitig den administrativen Aufwand für alle Beteiligten so gering wie möglich zu halten. Denn aus dieser Sichtweise gesehen, stellt die Zeiterfassung eine große Chance für Unternehmen dar, um anhand ermittelter Daten zu verstehen, welche Ressourcen welche Tätigkeiten tatsächlich benötigen und wie viel Aufwand welchen Mehrwert für das Unternehmen generiert.
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels, steigender Kosten und schneller Innovationszyklen ist es wichtig, bestehende Prozesse zu verbessern und zu automatisieren. Die Zeiterfassung hilft Unternehmen dabei, Entscheidungen zielgerichtet und nicht aufgrund eines Bauchgefühls zu tätigen.
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