Dezentrales bzw. hybrides Arbeiten in Büro und Homeoffice ist ein Arbeitsmodus, der sich spätestens seit Corona in vielen Unternehmen etabliert hat. Auch nach der Pandemie möchten viele Mitarbeitende die Möglichkeit nutzen, zumindest teilweise von zu Hause aus zu arbeiten.

Wichtig dabei ist, dass man nicht nur Zugriff auf die benötigten Daten, sondern auch auf die relevanten Dokumente erhält.

In unserem Blogbeitrag erfahren Sie, wofür ein DMS benötigt wird und welche Vorteile sich dadurch ergeben. Erfahren Sie zusätzlich, wie Ihre Dokumente in Ihr digitales Archiv gelangen und welche möglichen Wege es hier gibt.

 

Wofür benötige ich ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Die Umstellung auf dezentrales Arbeiten stellt Unternehmen vor die Herausforderung, den Mitarbeitenden Dokumente zur Verfügung zu stellen, egal wo diese arbeiten.

Papierdokumente in Ordnern ins Homeoffice mitzunehmen ist wenig sinnvoll. Entweder fehlen diese dann im Büro, oder es müssen jede Menge Kopien angefertigt werden.

Liegen die Dokumente digital vor, müssen Sie schnell aufzufinden sein. Eine aufgeblähte und nicht stringent durchorganisierte Windows-Dateistruktur sorgt dabei selten für schnellen Zugriff.

Hier kommt DocuWare ins Spiel, das sichere zu Hause für Ihre Dokumente.

 

Welche Vorteile habe ich mit DocuWare?

Mit DocuWare haben Sie Ihre Unterlagen immer und überall zur Hand, egal ob im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.

Dabei bringt es viele Vorteile für Unternehmen mit:

  • Einfaches Archivieren und Suchen von Dokumenten
  • Schnelle Archivierung von E-Mails
  • Relevante Dokumente schnell zur Hand durch Bildung geschäftsvorfallrelevanter Akten, bspw. Projektakte, Kundenakte, Bauakte, Personalakte
  • Nachverfolgbarkeit durch das Verteilen, Prüfen und Freigeben von verschiedenen Dokumentenarten, wie bspw. Eingangsrechnungen.

Dabei können Sie ihre Dokumente über Laptop, Tablet oder Smartphone ablegen und suchen.

 

Wie gelangen die Dokumente ins digitale Archiv?

Egal wo Ihre Dokumente herkommen, DocuWare agiert als „Dokumentenstaubsauger“, und verwahrt diese sicher in einem revisionssicheren Archiv:

  • Archivierung per Drag-and-drop
  • Überwachen von Scan-Ordnern
  • Manuelle Ablage aus Ihrem Mail-Client
  • Überwachen von E-Mail-Adressen
  • Fotografieren von Dokumenten über die Kamera auf Ihrem Smartphone
  • Direkte Archivierung von ausgefüllten Webformularen
  • Archivierung von Dokumenten über die Druckfunktion eines beliebigen Programms mittels DocuWare Printer

DocuWare bietet Ihnen also viele verschiedene Möglichkeiten, Dokumente ins Archiv zu verschieben.

 

Fazit

Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare können Sie Ihren Mitarbeitenden die Dokumente, die diese zur täglichen Arbeit benötigen, auf elektronischem Wege zur Verfügung stellen. Dabei hilft die leistungsstarke Suche den Benutzern, das benötigte Dokument schnell zu finden, es weiterzuleiten und bei Bedarf auch zu bearbeiten. Der Start mit DocuWare kann innerhalb weniger Tage erfolgen.

Sie möchten Ihren Mitarbeitenden im Homeoffice oder auch mobil, sicher und gesetzeskonform, Dokumente zur Verfügung stellen?  Dann melden Sie sich gerne bei uns, wir beraten Sie und entwickeln gemeinsam mit Ihnen die optimale Lösung für Ihre Anforderungen! Jetzt Termin vereinbaren!

 

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